የሪፖርት አዘገጃጀት እና አቀራረብ.pdf

• word cloud

• Extraction Summary

የሪፖርት አዘገጃጀት እና አቀራረብ አበበ ቅሩብ ወልክ ከዚኔለነለለፀሃ ከክ ፀፀፀ መቅድም መግቢያ ቅድሚያ ትኩረት የሪፖርት መዋቅር ከላይ በተጠቀሰው አካሄድ መሆን አንዳለበት የተገለፀ ሲሆን የሪፖርቱ አንባቢዎች ደግሞ ሪፖርቱን የሚያነቡበት አካሄድ የተለያዬ ቢሆንም ቀጥሎ ያለው ሂደት ግን አብዛኛውን ጊዜ ሪፖርት አዘጋጆች ለሪፖርት የሚያግዙ መረጃዎችና ማስረጃዎች በእጃቸው ቢገኙም ለሚያዘጋጁት ሪፖርት የተሟላ ሃሳብ ካልጨበጡ በጉዳዩ ላይ የቀረበ አውቀትና የአፃፃፍ ልምድ ያላቸውን ማወያየት ተገቢ ነው ስለሆነም ሪፖርት አዘጋጁ በቅድሚያ መረጃዎችን ከመተንተን አኳያ በቂ እውቀትና ከህሎት ሊያዳብር ይገባዋል በዚህ አግባብ የሚሄድ ሪፖርት አዘጋጅ የመረጃዎችንና ማስረጃዎችን አስፈላጊነት በመመዘን መጠቀም አለበት በፍላጐት ላይ ብቻ የተመረኮዘ የተተነተነ መረጃና ማስረጃ ትርጉምየለሽ ሊሆንና ጠቀሜታቸውም ሚዛን የማይደፋ ይሆናል በተለይ የቃል መረጃዎችን ሰብስቦ ከመተንተንና የሪፖርቱ አካል ከማድረግ አንፃር ሪፖርት አቅራቢው በልምድና እውቀት ላይ የተመረኮዘ አካሄድ እንደሚያስፈልገው በመረዳት ራሱን በተለያዩ የአቅም ግንባታ ዘዴ ማጐልበት ይኖርበታል እቅድ ሪፖርት ለማዘጋጀት ብቻ ሳይሆን የተዘጋጀው ሪፖርት እንዴት መቼ እና ለማን ይሰራጫል የሚለውን ሊያካትት ይችላል ስለሆነም ሪፖርቱ በምን መልከና የማሰራጫ አማራጭ ለተደራሹ ይቀርባል የስርጭት ወቅቱስ እንዴት ይሆናል የሪፖርቱ ተደራሲያን እነማን ናቸው።

• Cosine Similarity

የሪፖርት አዘገጃጀት እና አቀራረብ አበበ ቅሩብ ሪ የጎትጵያ የትስ ያርዎር እገለፄነየት ርስ የሪፖርት አዘገጃጀት እና አቀራረብ አበበ ቅሩብ ወልክ ከዚኔለነለለፀሃ ከክ ፀፀፀ መቅድም መግቢያ ቅድሚያ ትኩረት የሪፖርት መዋቅር ዕቅድ የሪፖርት ዝግጅት ሂደት ሪፖርት ለምን ቅንስናሽ አህፅሮት መግቢያ የጥናትየአፈፃፀም ስልት ርዕሰጉዳይ ማጠቃለያ ማጣቀሻ ጽሁፎች ማውጫ ምስሎች ሰንጠረች ከለሳ ግምገማ ገፀመልከ ሕዳግ አንቀጽ ርዕሶች መሸመንወመይ ከፍተት በሁለት ፊት ማተም የገፅ ብዛት የቋንቋ አጠቃቀም አርትኦት የቁጥሮች አፃፃፍ ሪፖርት በቃል ማቅረብ ሪፖርትን አንደ ዜና ምንጭ መጠቀም የተልዕኮ ሪፖርት የጉባኤ ሪፖርት ቃለጉባኤ ለተዋጣለት ሪፖርት መሰናከሎችን መለየት ግብረመልስ የግርጌ ማስታወሻዎች መቅድም የዚህ መፅሐፍ ዝግጅት በአመዛኙ ከረጅም ጊዜ ተሞከሮ የተወሰደ ሲሆን በጥቂቱም በዘርፉ የተካኑ ሰዎችን ያካተተ ነው ለዚህም ምስጋናዬ የላቀ ነው መፅሐፉን ከማዘጋጀቴ በፊት በተለያዩ ደረጃዎች በሪፖርት አፃየፍ ከሰጠኋቸው ስልጠናዎች ያገኘሁትን ልምድ ተጠቅሜበታለሁ በስልጠናዎች ጊዜ ከሰልጣኞች የተሰጡኝን ገንቢ አስተያየቶችን ተጠቅሜባቸዋለሁ ለዚህም ሃሳብ አስተያየት የሰጡኝን ሰልጣኞች ከልብ አመሰግናለሁ በፅሑፉ ይዘት ሃሳብ ላካፈሉኝ ለዶር አዱኛ ዋቅጅራ ልባዊ ምስጋናዬ ይድረሳቸዉ በፅሁፉ ዝግጅት ቤተሰቤም የሰጠኝ አስተያዬት ከፍተኛ ነበር በተለይ ወሮ ገነት ሁሴን ባለቤቴን ዶር አሉላ አበበ ዶር ካሌብ አበበ እና ዲና አበበ ልጆቼ በቅድሚያ ይጠቀሳሉ ልባዊ ምስጋናዬም ይድረሳቸው የሥራ ባልደረቦቼም ለሰጡኝ ገንቢ አስተያዬት ምስጋናዬ ከፍተኛ ነው ከበበርዐዐ። ደፍዓቋበዐሃ ዐሀ መግቢያ የሰው ልጅ ታሪከ ከተመዘገበበት ጀምሮ አንዳንድ ሪፖርቶችን ዘመኑ በሚፈቅደው ሁኔታና የህብረተሰቡ ንቃተ ሕሊና ደረጃ ላይ በመመርኮዝ ይቀርቡ ነበር እነዚህን ሪፖርቶች የማቅረቢያ ዘዴዎችም የተለያዩ እንደነበሩ የታሪከ ድርሳናት ያወሳሉ በአገራችን ሁኔታ ስናዬው ከረጅም የታሪከ ጉዞ አንፃር ሪፖርቶች በተለያዩ ገፅታዎችና ይዘቶች ይቀርቡ ነበር ለማጠቃሻነትም በድንጋይ ላይ የተቀረፁ ጽሑፎች የዋሻ ውስጥ ስዕሎች የመቃብር ምልከቶች ሐውልቶች የሃይማኖት ስዕሎች እንዲሁም በብራና ላይ ሪፖርትነክ ጽሑፎች በተለያዩ ቦታዎችና አጋጣሚዎች ይዘጋጁ እንደነበር ይታወቃል ከአጹ ሚኒልከ ዘመነ መንግሥት ወዲህ ደግሞ የሕትመት የቴሌግራምና የስልከ አገልግሎት በሥራ ላይ በመዋሉ የሪፖርት አቀራረቡን በእጅጉ ቀይሮታል በአሁኑ ጊዜ ደግሞ የሪፖርት አደራረግ በዓለም ላይ የሚገኙ ቴክኖሎጂዎችን በሙሉ በመጠቀም ተግባራዊ በመደረግ ላይ ይገኛል በመሆኑም ወጥ እና ግልፅ የሆነ የሪፖርት አዘገጃጀት ስርዓት መኖር የተፈለገውን መልዕከት ለማስተላለፍ እና ግቡን እንዲመታ ስለሚያግዝ መሰረታዊ የሆኑ የሪፖርት አዘገጃጀት ቅደም ተከተሎችን ማወቅ ተገቢ በመሆኑ የዚህ መጽሐፍ ዓላማም የተለያዩ የሪፖርት አፃፃፍ ቴከኒኮችን በማቅረብ ወቅታዊና የማጠናቀቂያ ሪፖርት አቅራቢዎች ተጠባቂ ውጤቶችን በሪፖርት መልከ ሲያቀርቡ እንዲገነዘቧቸውና አንዲጠቀሙባቸው ማድረግ ነው በተጨማሪም አንድ ሪፖርት ከስነምግባር ውጭ በሆነ መንገድ ሁኔታዎችን መግለፅ የሰዎችን ሰብዓዊና ዴሞክራሲያዊ መብቶችን መጣስ ከብረነከ አገላለጾቸን መጠቀም ያልተሟላ መረጃ ወይም ጊዜ ያለፈበት መረጃ ትከከለኛነቱ ጥያቄ ውስጥ የሚያስገባ ትንታኔ መስጠትንና የመሳሰሉትን ጉዳዮች በጥሞና በማጤን ከተጠያቂነት በራቀ መልኩ መዘጋጀቱን አዘጋጁ በቅድሚያ ሊገነዘበው የሚገባ አብይ ጉዳይ ነው የሪፖርት ምንነት ሪፖርት ግልፅ ዓላማና መልዕከት የያዘና ለተወሰነ አካል ተደራሽ እንዲሆን የሚቀርብ ጽሑፍ ነው ሆኖም በተለያየ ይዘት እና ዓላማ በቃል የሚቀርብ ሪፖርት መኖሩ መዘንጋት የለበትም የዚህ መጽሐፍ መዘጋጀት ዋና ዓላማ በጽሑፍ በሚገለፅ ሪፖርት ላይ ያተኮረ ነው በአንድ የጽሑፍ ሪፖርት የተወሰነ ይዘትና ቅርፅ ያለው መረጃ ይካተታል ሆኖም በሪፖርቱ ዓላማ ለማስተላለፍ በሚሞከረው መልዕከት መሠረት የአንድ ሪፖርት ይዘትን ማዋቀር ሊሰፋ ወይም ሊጠብ ይችላል ይህ የሚጠቅመው ለሪፖርቱ በይዘትነት የሚካተቱ መረጃዎች በተቻለ መጠን በግልፅ የተተነተኑ የተወሰኑ ጭብጦች ላይ የሚያተኩሩ እና የተደራሲያንን ምኞትና ፍላጐት የሚያካትቱ መሆን ይኖርባቸዋል የአንድ ሪፖርት አቀራረብ ግልፅ መዋቅርና ፍሰት እንዲኖረው ይፈለጋል በሪፖርቱ ስፋትና ጥልቀት መሠረት ሪፖርቱ በዋና ርዕስ በንዑስ ርፅሶች በአንቀጾችና በዓረፍተ ነገሮች ሊደራጅ ይገባል ይህም የሪፖርቱን ጭብጥ በቀላሉ ለመገንዘብና ወደ አስፈላጊው ውሳኔ ወይም ምከር መግባት ያስትላል አንዳንድ ጊዜ ሪፖርቶች ቀደም ሲል በተዘጋጀ ፎርም ቅፅ ተሞልተው ትኩረት የማይሰጥበት አርትኦት ሥራ ተሰርቶባቸው በቀጥታ ለሪፖርት ፈላጊው የሚላኩ ናቸው አብዛኛውን ጊዜ ግን ሪፖርት ከባዶ ካልተፃፈበት ገፅ የሚጠናከሩ ሲሆኑ አነዚህ ሪፖርቶች ጠለቅ ያለ በተደጋጋሚ የሚሰራ የአርትአት ፍላጐት ያላቸው ናቸው ብዙዎች ሪፖርቶች በግልፅ የሚፃፉ ወይም የሚዘጋጁ ሲሆኑ አንዳንዶችም ምስጢራዊነታቸው እጅግ የጠበቀ ሊሆን ይችላል በዚህ ሁኔታ ሪፖርት አቅራቢው የተቋሙን ወይም የድርጅቱን ውሰጠ ደንብ በውል ሊረዳ ይገባል ስለሆነም ሪፖርት ለማዘጋጀት አቅራቢው በቂ ጊዜ ማግኘት ይኖርበታል መረጃዎችንና ማስረጃዎችን በአግባቡ መሰብሰብና መተንተን ይኖርባቸዋል ከተጨባጭ መረጃዎችና ማስረጃዎች በተጨማሪ በሪፖርት አቅራቢውና በሚመለከታቸው ሰዎች አዕምሮ ውስጥ የተጠራቀሙ መረጃዎች በቂ ጊዜ ተወስዶባቸው የሪፖርቱ አካል እንዲሆኑ ማድረግ ይገባል የአንድን ሪፖርት ምንነት የሚወስኑ በርካታ ጉዳዮችና ሁኔታዎች ቢኖርም በዋናነት የሚጠቀሱት የሚከተሉት ናቸው የሪፖርት ዝግጅት ከእቅድ እስከ ሪፖርት ዝግጅት ያለውን ያጠቃልላል አንባቢ ሪፖርት ለማን እንደሚቀርብ የሚወሰነው የሪፖርት ይዘት ግልፅ የሚሆንበት ሁኔታ አዘጋጅ ሪፖርቱን ያዘጋጀው ግለሰብ ወይም አካል ከተጠያቂነትና ግልፅነት አኳያ መካተትን ይይዛልን እና ወቅታዊ የሪፖርቱ ይዘት ከወቅታዊ ሁኔታዎች ወይም ከሪፖርቲንግ የጊዜ ሰሌዳ ጋር መዛመዱን ያመላከታል ይዘት ደግሞ ሌላው ጉዳይ ነው ይዘት ሲባል በሁለት ከፍሎ ማየት ይቻላል አንደኛው ለሙያተኞች ብቻ የሚቀርብ ሪፖርት ሲሆን ሌላው ደግሞ ሪፖርቱ ከያዘው ጭብጥ አንፃር ሰፊው የማህበረሰብ ከፍል ሊረዳው በሚችለው መልክ የሚዘጋጅ ሪፖርት ነው ከላይ ከተጠቀሱት መርሆች አንፃር የተዘጋጀ ሪፖርት እምነት የሚጣልበት የቅድመውሳኔ መረጃ ምንጭ ሐብት እንደሚሆን አያጠራጥርም ቅድሚያ ትኩረት አንድ ሪፖርት ሊዘጋጅ ሲታቀድ ትኩረት የሚሹ በርካታ ጉዳዮች ቢኖሩም ሪፖርቱን ግልፅ ትከከለኛና የተሟላ ከማድረግ አንፃር በሚከተሉት ነጥቦች ላይ ልዩ ትኩረት ማድረግ ተገቢ ነው የሪፖርቱ ዓላማ ምንድን ነው ሪፖርቱ የሚቀርበው ለማን ነው በተቻለ መጠን ቀላል ቃላትና አጫጭር ዓረፍተ ነገሮችን መጠቀም ተገቢ መሆኑን መገንዘብ ቴከኒካዊ ወይም ሙያ ቀመስ የሆኑ ቃላትን በተቻለ መጠን አለመጠቀም ዓረፍተ ነገሮች የተሟላ የሰዋስው ቁመና አንዲኖራቸው ማድረግ የሪፖርቱን ተነባቢነት ለመጨመር በሪፖርቱ ይዘትና ቁመና ወጥነት ያለው የአፃፃፍ ሥርዓት መከተል ከላይ የተዘረዘሩት ነጥቦች እንደሚከተለው ዘርዘር ባለ ሁኔታ ማየት ተገቢ ነው አንድ የሪፖርቱ ዓላማ በግልፅ መጠቀስ ይኖርበታል ይህም ውሳኔዎችን በቀላሉ ለመወሰን ስለሚያግዝ ነው ሪፖርቱ ለማን አንደሚቀርብ በዕቅድ ዝግጅት ወቅት በትከከል ሊታወቅ ይገባል ይህን በማድረግ የሪፖርቱ ተደራሾች በይዘቱ ላይ ጥብቅ ግንዛቤ እንዲኖራቸው የሪፖርቱ ይዘት አስገንዛቢነቱ ትኩረት ሊሰጠው ይገባል የቃሉ ምርጫ በተቻለ መጠን ገላጭ ሊሆን ይገባል ሪፖርቱ የተደራሹን አውቀትና ተሞከሮ እንዲያካትት ይመከራል ሪፖርት ለማን አንደሚቀርብ ወይም እንደሚዘጋጅ ከታወቀና በዚሁ አግባብ ከተዘጋጀ ቀጣዩ እንዴት ይሰራጫል የሚለው ጉዳይ ነው ለበለጠ ግንዛቤ በሚከተሉት ሰንጠረፐች የቀረቡትን ምሳሌዎች ይመልከቱ ሠንጠረዥ የሪፖርት ማቅረቢያ ዘዴዎችና ሪፖርት የሚቀርብላቸው ዘርፎች ዘርፍ የሪፖርት ይዘት የሪፖርት ማቅረቢያ ዘዴ የሪፖርቱ ቅንስናሽ የሂደት የቃል በራሪ ፖስታ ድረገፅ አውደ ዘገባ የምርምር የቴክኖሎጂ የጆርናል ሙሉ ሪፖርት ሪፖርት ወረቀት ርዕይ ሪፖርቶች አጠቃቀም አርቲከል ይዘት መመሪያዎች ዋና ዳይሬከተር ሃ ሦ ሃ ምዋና ዳይሬከተር ሦ የምርምር ዘርፍ ሦ ዳይሬከተር የድጋፍ ዘርፍ ዳይሬከተር ህ ሦ ሚዲያ ሦ ዕቅድ ግምገማና ከትትል ሃሦ ዳይሬከተር ለምመረጃ ተጠቃሚ ሃ ሃ ተመሪማሪ ሦ ሦ የልማት ባለሙያ ሦ ሦ ሦ ሃ ሦ ድጋፍ ሰጪ ድር ሦ የምርምር ተባባሪ ተቋማች ሦ ሦ ሦ ሠንጠረዥ የሪፖርት ስርጭት በሪፖርት ዓይነት ዘርፍ የሪፖርት ዓይነት የሠራተኖቾ የምርምር የበጀት የምርምር የቴከኖሎጂ የዲሲፕሊን የፕሮጀከት የሠራተኛ የበጀት ቅጥር ውጤቶች አጠቃቀም ዕቅድ ቅድመ አፈፃፀም አፈፃፀም ግምገማ እቅድ አፈፃፀም አፈፃፀም ማስፋፋት ለዋና ዳይሬከተር ነ ነ ሃ ሦ ነ ነ ሦ ሦ ነ ሰምዋና ዳይሬከተር ሃ ሦ ሦ ሦ ሦ ሦ ሦ ሦ ለምርምር ዳይሬከተር ሦ ሦ ሦ ሦ ሦ ሦ ለግፋንማኔጅመንት ሦ ሦ ዳይሬከተር ለሰው ሃብት ዳይሬከተር ሦ ሦ ሦ ሰሚዲያ ነ ሦ ሦ ለእቕድ ከችትልና ግምገማ ነ ነ ህ ነ ነ ዳይሬከተር ሰድጋፍ ስጪ ድርጅት ሦ ሦ ሦ ሦ የምርምር ተባባሪ ተቋማት ሃ ሦ ሦ ሦ ሰዎች ስለአንድ ሪፖርት ጭብጥ የሚኖራቸው ስሜት በተለያዩ ሁኔታዎች ይገለፃሉ በበርካታ አንጋፋ ሪፖርት አዘገጃጀት ዘወትር የሚጠቀሰው ጉዳይ ግን ሰዎች ከአንድ ሪፖርት ሊይዙት ወይም ሊያስታውሱት የሚችሉት መጠን ከሪፖርት ማሰራጫ መገገዱ አንፃር የተለያዩ መሆኑ ነው ቢርስ እና ሲበርት የተባሉ ደራሲያን ኢኤአ በ በፃፉት ፅሁፍ ከላይ የተጠቀሰውን ሲገልፁ በአማካይ የሪፖርት ተደራሲያን የሚያስታውሱት ዐ በመቶ ከሚያነቡት በመቶ ከሰሙት በመቶ ካዩት በመቶ ከሰሙትና ካዩት ዐ በመቶ ከሌሎች ጋር በመወያየት በመቶ ከግል ተሞከር በመቶ ሴሎችን ለማስገንዘብ ከሚደረግ እንቅስቃሴ እንደሆነ አስቀምጠዋል ስለሆነም አንድ ሪፖርት አቅራቢ የሪፖርቱ ይዘት በሰዎች አእምሮ ውስጥ እንዲሰርፅ ከፈለገ ከላይ የተጠቀሱትን የተሞከሮ ቱሩፋቶች መጠንቀቅ ሊገነዘብ ይገባል የሪፖርቱ አወቃቀር በቀላል ቃላት ግልፅና አጫጭር ዓረፍተ ነገሮች የተደረደረ ሊሆን ይገባል የሚከተለውን ምሳሌ እንመልከት ዎሴ ጋ ርም ፈሰ ዕሰሳያ። ረና ቃሃ ሪፖርቱ የመስኩ ጉዞ ማጠናቀቂያ በአንድ ጉዳይ ወይም በተለያዩ ጉዳዮች ዙሪያ የሚያጠነጥን የጥናት ሪፖርት መመሪያዎችን ደንቦችን ወዘተ ለማርቀቅ የቀረበ የሂደት ወይም የማጠናቀቂያ ሪፖርት የከትትልና ግምገማ ሪፖርት ወዘተ መሆኑ ከዓላማው አንፃር መገለፅ አለበት ምሴቴ ምሥር ማሪለሰተ ጸስጎነዴ ዕር ማስሟፖም ፇጀቋቃሃ መጋሃ ኗኣሠራ ያማኔጅመጋሥፖ ሃፇርው ለና ሬሪርፇው መሠሂረ ያዮቆጾ ሷኑቶ ። ፈፈቷራዊ እንደ አመቺነቱ ገቢራዊና ኢገቢራዊ ዓረፍተ ነገሮች መጠቀም ቢቸልም አብዛኛውን ጊዜ ገቢራዊ አገላለፅ ያላቸውን ዓረፍተነገሮች መጠቀም ይመከራል ዘወትራዊ ጠቀሜታ ያላቸው ቃላትን ለመምረጥ በቂ ጊዜ መወሰዱ ተገቢ ነው ሆኖም ወቅቱ የፈጠራቸውና በስፋት ጥቅም ላይ እየዋሉ ያሉ ቃላትንና አገላለጾችን መጠቀም ቢቻልም ጥንቃቄ በተሞላበት አካሄድ ሊፈፀም ይገባል የተዋጣለት ሪፖርት ለመፃፍ በሚከተሉት ጉዳዮች ላይ ትኩረት መስጠት ተገቢ ነው ለማን ይፃፋል እንዴት ይየፃፋል ምን ዓይነት ደጋፊ መረጃ አለ የሪፖርት አፃፃፍ ዘይቤ ካለ መጠቀም ይቻላል ካልሆነ ያልተዘበራረቀ ዘይቤ በመከተል መፃፍ ይቻላል በድራፍት ሪፖርቱን ጉዳዩን በቀላሉ የሚረዱ ሰዎች አስተያየት እንዲሰጡበት በማድረግ አግባብነት ያላቸውን አስተያየቶች በሪፖርቱ ማካተት መረጃ ከማቅረብ ባሻገር ምከረ ሐሳቦችን አጠርና ግልፅ በማድረግ ማቅረብ ግልፅነት የሚጐድላቸውን ቃላትና አባባሎችን ማብራራት ምህዕፃረ ቃላትን በመጀመሪያው መግለጫቸው ማብራራት ለምሳሌ ፈግዎሏ ሰሷፖዖፏ ያፇበር ፖርምሮ ዲጎዩ ዲፊዲዴሪ ሯሷፇዖዮሕዖ ሬዴራጎዊቿ ደዴምዕራፈ ዊ ሪፖዘፈ ጅግምማ ጅማ ግብርና ምርምር ማዕከልን የሪፖርቱ መቋጫ ከዓላማው ጋር እና ከሚጠበቀው ውጤት አንፃር መፃፉን ማረጋገጥ የሪፖርት መዋቅር አንባብያንን ተደራሲያንንን ትኩረት ከመያዝ አንፃር የሪፖርት መዋቅር ወሳኝ ነው ሪፖርት ከመዘጋጀቱ በፊት በአቅዱ ምዕራፍ የሚከናወኑ ቅድመ ዝግጅቶች እንዳሱ ሆኖ ለእቅዱ የተሟላ መረጃ ማቅረብ እንዲቻል ዝርዝር ሃሳቦችን በተሟላ ሁኔታ ማዘጋጀት ይገባል እነዚህን ዝርዝሮች ደጋግሞ ማጤንና ማጣራት ከተደረገ በኋላ እያንዳንዱ ዝርዝር ተራ በተራ በፍሬ ሃሳቦችና ማብራሪያዎች መሙላት ተገቢ ይሆናል ስለሆነም ሪፖርቱ ተነቦ የሚጣል ወይም ተደምጦ የማሚሜረሳ አንዳይሆን እና ቅልጥፍጥፍ ያለ እንዲሆን የሚከተሉትን አቢይ መዋቅሮች ቅርፅና ይዘቶችን ማካተት ይገባል ከዚህ በታች የተዘረዘሩት መዋቅሮች የሳይንስ ውጤቶች ሪፖርት አደራረግን ለማይከተሉ ሌሎች ሪፖርቶች መሆኑን አንባብያን በቅድሚያ ሊገነዘቡት ይገባል ቅንስናሽአህፅሮት ይህ ከፍል የሪፖርቱን ቁልፍ መልዕከቶችን ይይዛል ይህን ከፍል በሁለት ፈርጆች ማየት ይቻላል አነርሱም ለባለሙያ ተደራሲ የሚሆነው ሙያዊ አገላለጾችን ሲከተል ሌላው ፈርጅ ደግሞ ሪፖርት ከሚደረገው ጋር የሙያ ቀረቤታ ለሌላቸውና ቴከኒካዊ አገላለጾችን የማይከተለው ነው ይህ የሪፖርት ከፍል ከዐ ዐዐ ቃላት ባልበለጠ አገላለጽ ይጻፋል መግቢያ በዚህ የሪፖርት ከፍል ውስጥ ሊወሳ የተፈለገው ችግር የሪፖርቱ ዓላማ ሥራዉን ተግባሩን ለማከወን ጥቅም ላይ ስለዋለው ዘዴ እና የከንውኑ ማጠቃለያ ሊካተቱበት ይገባል መግቢያ የአንድ ሪፖርት በር እንደመሆኑ ከበሩ ባሻገር የሚገኙ ፍሬ ሐሳቦችን ግልፅና ጉልህ አድርጐ የማቅረብ ተልዕኮ ሊኖረው ይገባል በሪፖርት ዝግጅት በቅድሚያ ሊታቀድና ሊሰፋ የሚገባው የመዋቅር አካል ነው በአንድ ሪፖርት ውስጥ የሥራው የየተግባሩ ስልት እንደአስፈላጊነቱ በጥልቀት መካተት አለበትፊ ይህም ማለት ሥራው ወይም ተግባሩ እንዴት መቼ የት እና በእነማን እንደተከናወነ የሚረጋገጥበት ሲሆን በሪፖርት አፃፃፍ ቀላሉና በአላፊ ተግባር ወይም ከንዋኔ አግባብ የሚፃፍ ነው ርዕሰጉዳይ እንደሪፖርቱ ዓላማና ተደራሲያን ስብስብ አንፃር ሲታይ ይህ ከፍል የተለያዩ ንዑስ ከፍሎች ይኖሩታል እነዚህ የተለያዩ ንዑስ ከፍሉቸቹ በሪፖርቱ ይዘት በቅደም ተከተል መቀመጥ ይኖርባቸዋል ቅደም ተከተሎቹም የጥናት ውጤቶቹ በተዘገቡት የጊዜ ማዕቀፍ ወይም የአፈፃፀም ሂደቶች ቅደም ተከተል ወይም በሌላ አሳማኝ በሆነ መንገድ መደራጀት ይገባቸዋል ግንዛቤን በማስፋት ቅድመውሳኔን እያጐለበተ አቅጣጫዎችን ፍንትው አድርጐ ማስቀመጥ የሚገባው በመሆኑ ርዕሰጉዳይ የአንድ ሪፖርት የስበት ማዕከል ነው ማለት ይቻላል ማጠቃለያ ከሪፖርቱ ይዘት አንፃር ሪፖርቱ ከያዘው መረጃና ትንታኔ አንፃር ሊጠቃለልበት የሚገባ አና ከሪፖርቱ የሚመነጭ ተጨባጭ ምከረሃሳብ እንደማጠቃለያ ሊቀመጥ ይገባል ዕዝሎች በርዕሰጉዳይ ላይ ለመግለፅ አመቺ ያልሆኑ ሰንጠረኾች ምስሎት ሞዴሎች ስሌቶች የማገናዘቢያ ዋቢ ጽሑፎች ዝርዝር እና የመሳሰሉት በሪፖርቱ መጨረሻ ላይ ሊካተቱ ይቸላሉ ከላይ ከተጠቀሱት በተጨማሪ የሪፖርቱ ርዕስ የሪፖርት ቀን ሪፖርት አቅራቢያና ማውጫ ካልተጠቃለሉ ሪፖርቱን ለማንበብና አስፈላጊውን ጭብጥ ለመውሰድ እስቸጋሪ ይሆናል የተደበላለቀ የቋንቋ አጠቃቀም ወይም ጉራማይሌ አፃፃፍ በሪፖርት አዘገጃጀት ላይ አሉታዊ ተዕፅኖ ስላለው እጅግ በጣም አጣብቂኝ ውስጥ የሚከተሉት ሃሳብ ካልሆነ በስተቀር ይህን የአፃፃፍ ስልት መከተል ተገቢ አይደለም በአጠቃላይ የሪፖርት መዋቅር ከላይ በተጠቀሰው አካሄድ መሆን አንዳለበት የተገለፀ ሲሆን የሪፖርቱ አንባቢዎች ደግሞ ሪፖርቱን የሚያነቡበት አካሄድ የተለያዬ ቢሆንም ቀጥሎ ያለው ሂደት ግን አብዛኛውን ጊዜ ትኩረት ይሰጥበታል ርዕሰ ጉዳይ የአፈፃፀም ስልት ዕቅድ ሪፖርት የአንድን ሥራ ወይም ተግባር ሲገባደድ አንደሚፃፍ ተደርጐ መወሰድ የለበትም ሪፖርት ምንጊዜም የአንድ ሥራ ወይም ተግባር ዋና አካል ሆኖ መታየት ይኖርበታል አንዳንድ ጊዜ ሪፖርት መፃፍ ሥራው ወይም የተግባሩ ብቸኛ እንቅስቃሴ አንደሆነ ተደርጐ የሚወሰድበት ሁኔታ ሊኖር ይትላል ስለሆነም የሪፖርት ዝግጅት ከሥራው ወይም ከተግባሩ አጀማመር አንፃር መታየት አለበት ይህን ተግባራዊ ለማድረግም የሪፖርት ዝግጅት አቅድ ከሥራው እቅድ ጋር አብሮ መሄድ ይኖርበታል የሥራውሃየተግባሩና ሪፖርት ዝግጅት ተነጣጥለው የሚሄዱ አይደሉም አንዳንዴ በጊዜ መጣበብ ምከንያት በሪፖርቱ ላይ ሳይካተት የቀሩ ጉዳዮች ሊኖሩ ይችቸላሉ በአጠቃላይ አንድ ሥራ ሲከናወንና ውጤቱ በአግባቡ ሪፖርት እንዲደረግ ከተፈለገ ተገቢ የሆነ እቅድ በማውጣት መንቀሳቀስ ያስፈልጋል ከዚህ ውጭ ያለ አካሄድ በእቅድ ያልተከናወነ በመሆኑ ፋይዳ ቢስ ይሆናል ውጤቱም የከፋ ሊሆን ይችላል የሪፖርት ዝግጅት እቅድ ማውጣት ማለት ጉዳዮችን ጊዜን መሠረት አድርጐ ቅደምተከተል በማውጣት ማከናወንን ያካትታል ስለሆነም የሪፖርት ዝግጅት በጥንቃቄ መታቀድ አለበት ሲባል በቅድሚያ ሥሪው ወይም ተግባሩ የሚጠናቀቅበትን ቀን በማጤን ሪፖርቱ ተዘጋጅቶ ለሚመለከተው አካል የሚደርስበትን ቀን መቁረጥ ከግምት ውስጥ ማስገባትን ያካትታል ሆኖም የተጠበቀው የሥራው ወይም የተግባሩ መጠናቀቂያ ጊዜ ሲፈፀም የሪፖርት ማቅረቢያ ጊዜም በአንፃሩ በዳግም እይታ ተፈትሾ እንደገና መታቀድ እንዳለበት ሊጤን ይገባል አቅድ በተግባር በሚቀየርበት ጊዜ ለሪፖርቱ አጋዥ የሆኑ መረጃዎችንና ማስረጃዎችን ማሰባሰብና ማደራጀት ትኩረት የሚሰጠው ጉዳይ ነው በቀጣይም ሪፖርቱ መዘጋጀት ሲጀመር ተከታታይነት ሊኖራቸው የሚገቡ ነጥቦችን በአግባቡ መለየት ያስፈልጋል የሪፖርቱ ድራፍት በሚፃፍበት ወይም በሚዘጋጅበት ጊዜ መረጃዎችን በቅደምተከተል ከማስፈር በስተቀር ስለቋንቋ ወይም ቅርጽ መጨነቅ ላያስፈልግ ይችላል ይህ እንቅስቃሴ መጀመር የሚገባው ወደኋላ ላይ መሆን አለበት በቁንጽልና በተዝረከረከ መረጃ ላይ በመመርኮዝ የተሟላ ሪፖርት ማዘጋጀት እንደማይቻል ይታወቃል በሆነ ምክንያት በዚህ መልክ የተዘጋጀ ሪፖርት ተዓማኒነቱ እጅግ አጠራጣሪ በመሆኑ ሪፖርቱን ተመርኩዞ በቀጣይነት የሚወሰዱ እርምጃዎችም ፋይዳቸው በእጅጉ ዝቅ ያለ ይሆናል ለሪፖርቱ ግብዓት የሚሆኑ የምስል የድምፅና ተደራሽ ናሙናዎች እና የመሳሰሉት ቀደም ብለው ቢዘጋጁ ይመከራል ሪፖርት ማዘጋጀት ብዙ ጥረትንና ጊዜን በአግባቡ ከመጠቀም ጋር የተያያዘ ነው ስለሆነም በተደጋጋሚ እንደተገለፀው በእቅድ ላይ ተመርኩዞ የተዘጋጀ ሪፖርት ፋይዳው የላቀ በመሆኑ የእቅድን ጠቀሜታን ውጤታማ ሪፖርት ለማዘጋጀት ብቃት በረጅምና ቀጣይነት ባለው ተሞከሮ ማዳበር እንደሚገባ በጥብቅ ይመከራል ስለሆነም ብዙዎች እንደሚደግፉት የተዋጣለት ሪፖርት አስሩ አጅ ከከህሎት ቀሪው ዘጠናው እጅ ደግሞ በርትቶ ከመስራት የሚመነጭ መሆኑ ይወሳል አንድን ሪፖርት አርቅቆ አርሞ አስተካከሎ አትሞና ጠርዞ ለሚመለከተው አካል ለማቅረብ የሚወሰደውን ጊዜ ከግምት ውስጥ በማስገባት የእያንዳንዱን ሂደት በጥንቃቄ መከተል ለሪፖርቱ ጥራትና በጊዜ ለመጠናቀቁ እንደዋነኛ መሣሪያ ሲጠቀስ ይገባል ሪፖርት ሲዘጋጅ በአቅድ ምዕራፍ ላይ ልዩ ትኩረት ማድረግ የሚገባው ለሪፖርቱ መዋቅር የሚሆኑ ፍሬ ሐሳቦችን በቅደም ተከተል ማቅረብ ነው እነዚህ ፍሬ ሐሳቦች ከቀላል ወደ ውስብስብ አካሄድን ተከትለው መዘርዘር ይኖርባቸዋል አቢይ የሪፖርቱ ከፍሎች ራሳቸውን ቸለው መቀመጣቸው ሊረጋገጥ ይገባል በሪፖርቱ መግቢያነት የሚያገለግሉት ሐሳቦች በትከከል ተለይተው መቀመጥና በአግባቡ መፃፍ ይኖርባቸዋል በተቻለ መጠን መሪሐሳብ የያዙ ዓረፍተነገሮች በቀዳሚ አንቀጾች ውስጥ ቢጠቀሱ ይመረጣል አብዛኛውን ጊዜ ሪፖርት አዘጋጆች ለሪፖርት የሚያግዙ መረጃዎችና ማስረጃዎች በእጃቸው ቢገኙም ለሚያዘጋጁት ሪፖርት የተሟላ ሃሳብ ካልጨበጡ በጉዳዩ ላይ የቀረበ አውቀትና የአፃፃፍ ልምድ ያላቸውን ማወያየት ተገቢ ነው ይህ በሪፖርት ዝግጅት የእቅድ ምስሎች ላይ ትኩረት የሚሰጠው ጉዳይ መሆኑን ማረጋገጥ ያስፈልጋል በተጨማሪም በእጅ የሚገኝ መረጃ እና ማስረጃ በአግባቡ ካልተተነተነና ትርጉም እንዲሰጥ ካልተደረገ ዋጋቢስ መሆኑን መረዳት ተገቢ ነው ስለሆነም ሪፖርት አዘጋጁ በቅድሚያ መረጃዎችን ከመተንተን አኳያ በቂ እውቀትና ከህሎት ሊያዳብር ይገባዋል በዚህ አግባብ የሚሄድ ሪፖርት አዘጋጅ የመረጃዎችንና ማስረጃዎችን አስፈላጊነት በመመዘን መጠቀም አለበት በፍላጐት ላይ ብቻ የተመረኮዘ የተተነተነ መረጃና ማስረጃ ትርጉምየለሽ ሊሆንና ጠቀሜታቸውም ሚዛን የማይደፋ ይሆናል በተለይ የቃል መረጃዎችን ሰብስቦ ከመተንተንና የሪፖርቱ አካል ከማድረግ አንፃር ሪፖርት አቅራቢው በልምድና እውቀት ላይ የተመረኮዘ አካሄድ እንደሚያስፈልገው በመረዳት ራሱን በተለያዩ የአቅም ግንባታ ዘዴ ማጐልበት ይኖርበታል እቅድ ሪፖርት ለማዘጋጀት ብቻ ሳይሆን የተዘጋጀው ሪፖርት እንዴት መቼ እና ለማን ይሰራጫል የሚለውን ሊያካትት ይችላል ስለሆነም ሪፖርቱ በምን መልከና የማሰራጫ አማራጭ ለተደራሹ ይቀርባል የስርጭት ወቅቱስ እንዴት ይሆናል የሪፖርቱ ተደራሲያን እነማን ናቸው። በማለት የእቅድ ምዕራፍ ሊያካትተው ይገባል የሪፖርት ዝግጅት ሂደት እንደማነኛዉም ተግባር ሪፖርት የራሱ ሂደት አለው በአያንዳንዱ የሂደት ደረጃ በራሳቸው የተወሰኑና የተያያዙ ተግባራት ይከናወናሉ የሂደቱ አንቀሳቃሾችን በሚከተለዉ ሥዕላዊ መግለጫ መገንዘብ ይቻላል እያንዳንዱ የሂደት ደረጃ ትርጉም ባለዉ ዝርዝር በዚህ መፅሃፍ ዉስጥ ተካተዋል ራስን መረዳት መረጃ ማሰባሰብ የሪፖርት ድራፍት ማዘጋጀት ግብረ መልስ መከለስ እና ማስተካከል ከ ጊዜ ይደገማል የሪፖርት ዝግጅት ሂደት ከሁሉም በላይ የሪፖርቱን የተሟላ ለማድረግ የሚደረግን እንቅስቃሴ ለማገዝ ወይም ለማሳለጥ ነው በዚሁ መሠረት አንድ የተሟላ ሪፖርት የሚከተሉትን ባህሪያት ይይዛል ወቅታዊነት የተመጠነያልተንዛዛ እያንዳንዱ ቃል ትርጉም የሚሰጥ ግልፅ መሆኑ የተሟላና ተጨባጭ መረጃዎችን ያካተተ መሆኑ ግልፅ አህፅሮተ ቃላትን በአግባቡ የሚጠቀም አጫጭር ዓረፍተ ነገሮችንና ሐረጐችን የሚጠቀም የመረጃ ምንጮችን በተመለከተ የተሰበሰቡ መረጃዎችን ጊዜ ሳይፈጅ መተንተንና ለሪፖርቱ አመቺ አድርጐ ማስቀመጥ ተገቢ ነው በቀጣይም መረጃዎቹን በአግባቡ በመጠቀም የሪፖርቱ አካል ማድረግ ይጠበቃል ሪፖርት ለምን የሪፖርት የቁም ትርጉሙ በአንድ ወይም በሌላ መልኩ ሙሉ በሙሉ ወይም በከፊል የተጠናቀቀ ከንውን በጽሑፍ ወይም በቃል የሚቀርብ ጉዳይ ነው ሪፖርት በአኃዛዊና ሐተታዊ ይዘቶች ይቀናበራል በተጨማሪም ምስሎች ትርጉም አንዲሰጡ ሆነው ሊካተቱበት ይትላል አንድ ሪፖርት በአንድ ወይም ተከታታይ የሂደት ወይም የሸግግር ሪፖርት ሆኖ ሊዘጋጅና ሊቀርብ ይትላል በተቻለ መጠን ሪፖርቱ የተደራሲያንን እውቀት ሊፈትንና ግልፅ ያልሆኑ ታሳቢዎችን ማካተት አይኖርበትም የአንድ ሪፖርት አስፈላጊነት በተለያዩ መንገዶች ሊገለፅ ይችላል ከዚህ ጋር በተያያዘ የሪፖርት ልብ ልንለው የሚገባን ነገር ሪፖርት ለሰራነው ሥራ ወይም ላከናወነው ተግባር ወይም ጥናት ቋሚ ሁሉን አቀፍና ምከንያታዊ መግለጫን የሚሰጥ የግንኙነት አምድ መሆኑን ነው ሪፖርቶች በአስገዳጅነት ወይም በመደበኝነት የሚቀርቡበት አግባብ አንዳለ ሁሉ አስገዳጅ ያልሆኑ በተለይ ለግንዛቤ ተብለውም የሚዘጋጁ እንዳሉ መገንዘብ ይገባል የተወሰኑ ይዘት ለምሳሌ የፕሮጀከት አፈፃፀም ሪፖርቶች በአስገዳጅነት ፈርጆች የሚመደቡ ናቸው ሪፖርት ለውሳኔ አጋዥ የሆኑ መረጃዎችን አንደሚለግስ ማውሳት እንግዳ ነገር አይደለም በተሰማራንበት ሥራተግባር ላይ በእውቀትና በከህሎት በብቃት የተሳተፍን መሆኑን ይገለልፃል በሪፖርት አቀራረብአደራረግ ሳቢያ በሚቀርቡ ሐሳቦቸ የማስተባበርና የመምራት አቅማችንን ትርጉም ባለው መልኩ እያሻሻልን እንድንሄድ የሚያደርግ ብቃት እንድናዳብር ያስችላል አንድ ሪፖርት የአጠቃላይ ሥራንተግባርን የሚወከል በመሆኑ ሥራውሃተግባሩ ሲወጠን ጀምሮ የሚቀርቡ ልዩ ልዩ የሸግግር የሂደት ሪፖርቶችን አስቀድሞ በመመርመርና በመገምገም ቋሚ ግንዛቤ መውሰድ ያስፈልጋል ሪፖርቶች ለሰው ልጅ ስልጣኔ ያደረጉትና በማድረግ ላይ ያሱት ውለታ በቀላሉ የሚይታይ አይደለም ዕድሜያቸው እየገፋ የሄዱ ሪፖርቶችም በተለይ የታሪከ ሰነዶች ለምርምር ማገልገላቸው የሚካድ አይደለም በማንኛውም መመዘኛ የሪፖርት እሴት የሚያደርገው ከፍሬ ጉዳዮቹ በተጨማሪ ወቅታዊነቱ መሆኑ ልብ ሊባል ይገባል በተጨማሪም የተደራሲያኑን ምቾት ሳይነካ በአእምሯቸው ውስጥ የሚያስዳስሷቸውን ጉዳዮች ሊመልስ የሚችል ሆኖ ሊዘጋጅ ይገባል በተለይም የሂደት ሪፖርቶች የአንድን ሥራ ወይም ምርምር በተለያዩ ደረጃዎች የተገኙ ውጤቶችንና ውጤቶችንም ለማስመዝገብ ያጋጠሙ ችግሮችን ወይም ፈተናዎችን በግልፅ በማስቀመጥ ለሚቀጥለው የምርምር ወይም የሥራ ደረጃ ውጤቶችን ቀደም ሲል ከቀረበው እቅድ ወይም ዓላማ አንፃር እንዲመዘገቡ የሚያደርግ ስለሆነ ከሌሎች ሪፖርቶች ለየት ባለ መልኩ ሊታይ ይቸላል ለምርምር ሂደቶች ወይም መቋጫ የሚሆኑ ሪፖርቶች ከሌሎች የልማት ፕሮጀከትን ወይም አስተዳደራዊ ሪፖርቶች ልዩ የሚያደርጋቸው ባህሪያት ቢኖሩም ከመዋቅር አንጻር የሚቀራረቡ ናቸው በማንኛውም ጊዜና ሁኔታ ሪፖርት አቅራቢው ቀሪ ወይም የሪፖርቱን ቅጅ መያዙን ማረጋገጥ አለበት ቅንስናሽ አህፅሮት አንድ ሪፖርት ረዘም ያለና የተወሳሰበ ይዘት ካለው ሪፖርቱን ለማንበብ በቂ ጊዜ የሌላቸውን ኃላፊዎችና ባለሙያዎችን ፍላጐት የሚያሟላ የሪፖርቱ ቅንስናሽ ከዋናው ሪፖርት ጋር ቢያያዝ የበለጠ ተነባቢነትንና ተደማጭነትን ለተደራሲያን በንባብ የሚቀርብ ከሆነ ማስፈን ይቻላል ወጪንም ይቆጥባል ይህ የሪፖርት አካል ቅንስናሽ ወይም አህፅሮት በመባል ይታወቃል የዚህ ሪፖርት ከፍል በሁለት የአፃፃፍ ወይም የአገላለፅ ስልቶች ወይም ፈርጆች ይገለፃል አንደኛው ሪፖርቱን በሙያ ቁመናቸው በቀላሉ ሊገነዘቡት ከሚቸሉት ቴከኒካዊ አገላለጾችን ከግምት ውስጥ የሚያስገባው ዘርፍ ሲሆን ሌላው ደግሞ ማንኛውም ተደራሲ በቀላሉ እንዲገነዘበው ሆኖ የሚጻፍና ቴከኒካዊ ወይም ጠበብ ያለ ወይም የረቀቀ ሣይንሳዊ አገላለፅን የማያካትተው ነው ስለሆነም ሪፖርት አዘጋጆች ይህን የቅንስናሽ በሪፖርታቸው ውስጥ ልዩ ትኩረት ሊሰጡበት ይገባል አንድ ቅንስናሽ ወይም አህፅሮት የዋናውን ሪፖርት ተዓማኒነት ሳይነካ ምጥን ያለ ይዘት ሆኖ የሪፖርቱን ማጠቃለያ ሐሳብ ግን አንዳለ የሚካተት ቢሆን ይመከራል ቅንስናሹ በያዛቸው ፍሬ ሐሳቦችን ለሚወከሉ አንቀጾች መጋቢ ርዕሶችን ማድረግ ቢቻልም አብዛኛውን ጊዜ መጋቢ ርዕሶች የቅንስናሹ አካል ሲሆኑ አይታዩም መግቢያ የአንድ ሪፖርት መግቢያ ቢቻል ዋናው ርዕሰጉዳይ ከመፃፉ በፊት መፃፍ ይገባዋል ሆኖም ሰፊ ልምድና ከህሎት ያዳበሩ ሪፖርት አቅራቢዎች መግቢያን በመጨረሻ የሚፅፉበት ሁኔታ ይታያል ስለሆነም ሪፖርት ሲዘጋጅ እነዚህን የመግቢያ አፃፃፍ ስልትን መከታተል ይቻላል መግቢያ የአንድን ሪፖርት ሰፋ ያለ ይዘትን ወዝና ለዛ ባለው መልከ በትንሽ ቦታ በሥርዓት የሚያካትት የሪፖርት አካል ነው ቢባል ብዙዎቻችንን ያስማማል መግቢያ በሚፃፍበት ጊዜ ከዋናው ርዕሰጉዳይ ውስጥ የሚካተቱ ጉዳዮችን ማካተት አያስፈልግም በተጨማሪም በማጠቃለያችንና በዕዝሎች የሚካተቱ ጉዳዮችም በመግቢያ ውስጥ ቦታ የላቸውም በመግቢያ ውስጥ የጥናቱ ወይም የአፈፃፀሙ ወይም የሪፖርቱ ዓላማ በአጭሩ መካተት ይኖርበታል በመግቢያው ውስጥ ሪፖርቱ ለማን እንደሚቀርብ ሪፖርቱ የሚቀርብበት ቀን ቦታ የሚቀርብበት አግባብ በጽሑፍ ወይም በቃል እንዲሁም የሪፖርቱ አንባቢዎችተደራሲያን ሊያውቋቸው የሚገቡ ጭብጦችን ማካተት ያስፈልጋል በተቻለ መጠን ቴከኒካዊሙያዊ ቃላት ሐረጐችንና ዓረፍተነገሮችን ማንኛውም አንባቢ ሊገነዘበው እንዲችል ማብራሪያዎችን ማካተት ተገቢ ነው የጥናትየአፈፃፀም ስልት አንድ ሪፖርት የአንድ ወይም ከዚያ በላይ የሆኑ አፈፃፀሞችን ወይም ግኝቶችን ወይም ግንዛቤዎችን ወይም እውቀቶችን በተገቢውና ግልፅ በሆነ ሁኔታ ለማቅረብ ሪፖርት አቅራቢው በሚከተሉት ጉዳዮች ላይ እንደ አስፈላጊነቱ ትኩረት ሊያደርግ ይገባዋል ሪፖርቱ የሚያተኩርባቸውን ተግባራት ወይም ውጤቶትች እንዲያከናውኑ አምኖና ወስኖ ፈቃድ ወይም ትዕዛዝ ወይም ውል የሰጠው አካልና ትዕዛዝ ወይም ፈቃዱ ወይም ውሉ የተሰጠበት ቀን ለትግበራ የተመደበ በጀት የሰው ኃይልና መሣሪያዎች መካተታቸውን ማረጋገጥ የሪፖርት አቅራቢዎቹ ዝርዝር ተግባራት ሪፖርት የሚደረግበት የሥራ አፈፃፀም የድርጊት ጊዜ ድርጊቱ የተፈፀመበት ቦታና ሁኔታ የሪፖርቱ ተጠቃሚዎች እና ሪፖርቱ እንዴት እንደሚሰራጭ በወረቀት በዌብሳይት በስብሰባ በፓወርፖይንት በሌሎች ሚዲያዎኾ ርዕሰጉዳይ ቀደም ሲል ለመግለፅ እንደተሞከረው የአንድ ሪፖርት ቅርፅና ይዘት የሚወሰነው በሪፖርቱ ዓላማና በሪፖርቱ ተደራሲያን ፍላጐት ላይ መሆኑን ግንዛቤ ሊወሰድበት ይገባል አንድ ሪፖርት በአንድ በተወሰነ ጉዳይ ላይ የሚያተኩር ከሆነ አጠቃላይ ቅርፅና ይዘቱ ወጥነት ሊኖረው ይትላል ሆኖም የሪፖርቱ ትኩረት በተለያዩ ጉዳዮች ዙሪያ የሚያጠነጥን ወይም ዘርፈብዙ ከሆነ ጉዳዮቹን በተናጠል በመያዝ ሪፖርቱን በተለያዩ ከፍሎች ግን ወጥነት ባለው አደረጃጀት መፃፍ ይቻላል ይህም ሪፖርቱ የሁኔታዎችን ወይም የሐሳብን ተቃርኖ አንዳይታይበትና ሰፊና ተቀባይነት አንዲኖረው ማድረግ ያስችላል የአንድ ሪፖርት ስፋትና ጥልቀት ወይም ከፍታና ዝቅታ የሚወስን ሕግደንብ ባይኖርም ሪፖርቱ በሚሸፍነው ሐሳብ ወይም ጭብጥ በሪፖርቱ አንባቢዎች ፍላጐትና በሪፖርት አቅራቢው ብስለትብቃት የሚወሰኑ ናቸው በመሆኑም በሪፖርቱ ሊካተቱ የሚገቡ መረጃዎችም ሳይጠበቁና ሳይንዛዙ በጥንቃቄ የተተነተኑ በአግባቡ የተደራጁ ከተግባሩከሥራው ውጭ ያልሆኑ ያልተደጋገሙ አግባብነት የሌላቸውንና የተሰለቹ ሁኔታዎችን ሊገዙ የማይችሉ የሐሳብ ትስስርን የሚያላሉ አባባሎችን ያልጨመሩ ግልፅና ተጠያቂነትን በጉልህ የሚያሳዩ መሆን ሪፖርቶችን ከትቸት የራቁ እንዲሆኑ ያደርጋቸዋል ይህም በተደራሲያን ተመራጭ አንዲሆኑ የማይተካ ሚና እንዲኖራቸው ጉልህ አስተዋጽኦ ይኖረዋል ከሥራው ትግበራው አንፃር ሲታይ ግኝቶችን በግልጽ ማወደስና ጐታች ወይም ገቺ የሆኑትን ወይም ዱካ የሚሸፍኑትን ደግሞ በግልጽ ማጋለጥ መኩነንና ማውገዝ የርዕሰጉዳይ ትንታኔ ዋቢ አካል ሊሆን ይገባል ርዕሰጉዳዩ ችግሮችን መፍትሔዎቻቸውን በግልፅ ማሳየት አለበት ከተከናወነው ሥራ አንፃር የሚፃፍ የከንውኑን ስረነገር በማፈን ወይም በማጥበብ ለይስሙላ ላይ ላዩን ብቻ በመነካካት የሪፖርቱን ተደራሲያን ፍላጐት እንዳይገድብም ከፍተኛ ጥንቃቄ ማድረግ ውድና ትልቅ ዋጋ ያለው ጥበብና ስልት ነው ከሪፖርቱ ይዘትና ከተሠራው ሥራ አንፃር በሪፖርቱ ያልተካተቱ ሐሳቦች ወይም ግኝቶች ወይም ያልተመለሱ ጥያቄዎች ወይም ሁኔታዎችን በመታከከ ስውር ድብቅ ዓላማን ለማሳካት የተካተቱ ነገ ተመልሰው የሚጠየቁ ጉዳዮች ይሆናሉሱ የተደራሲያንንም አምነት ያሳጣሉ ሪፖርቱም ከወረቀት ጥርቅምነት በቃል ወይም በኢንተርኔት በተለያዩ ማህበራዊ ድረገፆች ከቀረበ ደግሞ የማይደመጥ ተቀባይነት የሌለወሃያነሰ የቁራ ጩኸት ከመሆን አያመልጥም መረጃን በተለያዩ ዘዴዎች ለማቅረብ ሲባል በተቻለ መጠን በዚህ ሪፖርት አካል የሚካተቱ ሰንጠረዥና ምስሎች ከአንድ ገፅ በላይ ተርፈው መፃፍ አይገባቸውም ዋናው የሪፖርት ከፍል ውስጥ መካተት የሌለባቸው ረጃጅም ሰንጠረፐች ምስሎች የሒሳብ ስሌቶች የቃላት ማብራሪያዎች ትርጉሞች ዋቢ የጽሑፍ የድምፅና የምስል መረጃዎች እና ሌሎችም መሰል መረጃዎች በዕዝል መልክ መቀመጥ አለባቸው ማጠቃለያ የሪፖርቱ ማጠቃለያ በሚከተሉት መሠረታዊ ጉዳዮች ላይ ትኩረት እንዲሰጥ ይፈለጋል ዋናውን ርዕሰጉዳይ ዋና ዋና አንቀፆች ላይ ማቀናነስ የጥናቱንየትግበራውን አፈፃፀም ውጤቶችን ማቀናነስ በጥናቱበትግበራው አፈፃፀም ውጤቶች ላይ በመመርኮዝ አሳማኝ መልስ የያዙና ሕልውና አግኝተው ለምከር የሚሆኑ ገዥ ሐሳቦችን መጠየቅ በተሰጠው ምከር መሠረት ሊወሰዱ የሚገባቸውን አርምጃዎች በግልፅ ማስቀመጥና አርምጃዎቹም ግልፅ ያልሆኑና በእኔ አውቅልሃለሁ ብቻ ያልተቃኙ ጊዜ ያለፈባቸው ወይም የትናንቱን አየመነዘሩ የሚቀርቡ መረጃዎችን ያላካተቱ አማራጭ ምከሮች መሆናቸውን ማረጋገጥ ከሪፖርቱ ዓላማ ውጭ የሆኑና ለዘላቂ እሳቤ በሪፖርቱ ቢካተቱ ተብለው የታመኑ ሰፋፊ ሐሳቦችን የሪፖርቱን ይዘት ሳያፋልሱና የጭብጦቹን ወሳኝነት ሳያስቱ በአጭሩ ማካተት የተደራሲያኑ ትኩረት ከመሳብ ባሻገር ግንዛቢያቸውን ያሰፋል ማጣቀሻ ጽሁፎች ሪፖርቱ የሌሎችን መሰል ሥራዎችን በማጣቀስ ተጨማሪ ሐሳቦችን መረጃዎችንና ፅውቀቶችን የሚያካትት ከሆነ ከማጣቀሻ ወይም ዋቢ ፅሁፎች በሪፖርቱ የመጨረሻ ገጽ ላይ ሊዘረዘር ይገባል የማጣቀሻ ጽሑፎች ይዘትም የሚከተሉትን መያዝ አለበት የጽሑፍ ደራሲአርተኢ ስም ጽሑፍ የታተመበት ዓም የጽሑፍ ርዕስ ጽሑፉ የታተመበት ከተማ እና አሳታሚ ማውጫ አንዳንድ አንባቢዎችተደራሲያን ሪፖርቱን በጥልቀት ከማንበባቸው በፊት የሪፖርቱን ዋና ዋና ርዕሶችና መጋቢ ርዕሶችን ማንበብ ይቀናቸዋል በተለይ በሪፖርቱ ይዘት ዙሪያ ከፍተኛ የትምህርት ዝግጅት እውቀትና ልምድ ያላቸው ሰዎች ለሪፖርቶች ማውጫ ልዩ ትኩረት ይሰጣሉ አንደተለመደው ማውጫዎች ከሪፖርቱ መግቢያ በፊት የሚቀመጡ ናቸው ማውጫዎች የሪፖርቱን የተለያዩ ደረጃዎች ያላቸውን ርፅሶች ከሚገኙባቸው ገፆች አንፃር ይዘረዘራሱ በማውጫዎች ላይ የሚዘረዘሩ ርዕሶች በደረጃቸው ለመለየት አንዲቻል በሆሄ ግዝፈት በጉልህነት በማጋደምና በሕዳግ ሊለያዩ ይገባል እንደ አስፈላጊነቱ ለሰንጠረፐሦችና ምስሎች ጠቋሚ ማውጫ ከዋና ማውጫ በመቀጠል ማዘጋጀት ይችላል ሆኖም በአሁኑ ጊዜ ይህ ዓይነት አሠራር ተግባራዊነቱ እየተቀዛቀዘ ይገኛል በቃል የሚቀርብ ሪፖርት ከሆነም ሪፖርቱ የሚያካትታቸውን ቁልፍ ይዘቶች በአጭሩ በቅደምተከተል በማቅረብ ወደ ዝርዝር ሪፖርት ሊገባ ይቻላል በኤግዚቢሽን መልከ የሚቀርብ ሪፖርትም በተመሳሳይ መልኩ ዋና ዋና ይዘቶች በቅደም ተከተል በማስቀደም ሪፖርቱን በተዘጋጀው አግባብ ማለትም ውጤቶችን ወይም ሂደቶችን በሚገልጹ የምስልና የጹፅፍ ቅንብሮች ወይም በሚዳሰሱ ናሙናዎች ከቀረበ ደግሞ ናሙናዎች በግልጽ እና በዝርዝር ማቅረብ ይገባል ምስሎች አንድ ምስል የሺ ቃላትን ውከልና ይይዛል የሚባለው ያለ አንድ ጥሩ ምከንያት አይደለም አንዳንድ ጊዜም ባለቀለም ምስል ከሆነ የበለጠ የቃላት ውከልና ምስሎችን እንደአማራጭ የመረጃ ወይም የማስረጃ ማቅረቢያነት በአግባቡ መጠቀም ለሪፖርት አዘጋጆች ፈታኝ ቢሆንም ሪፖርታቸውን ፍሬያማ እንደሚሆን አያጠራጥርም አንዳንድ አንባቢያን የአንድን ተፈጥሯዊ ስርዓት የስሌት ቀመሮችን የስታትስቲከስ መረጃዎችን በተለያዩ ምስሎች ፎቶግራፍ የተዋረድ ስዕሎች ፎቶግራፎችና ካርታዎች ቪዲዮ አማካኝነት ከዝርዝር ጽሑፍ ጋር ሲነፃፀር በቀላሉ አጥር ምጥን ያለ ግንዛቤ መውሰድ መቻላቸው የሚያስገርም አይደለም አንድ አንባቢ ሪፖርቱ በተያዘው ጉዳይ ላይ ግንዛቤ ለመውሰድ በቂ ቴከኒካዊ ዕውቀት ሳይኖረው በሪፖርቱ ውስጥ ከተካተቱ ምስሎች ላይ የሚበቃውን ያህል መረጃ መውሰድ እንደሚቸል ይታሰባል ስለሆነም ለስብሰባ ግንዛቤ እያንዳንዱን ምስል የሚገልፅ መግለጫ ከምስሉ አናት ወይም ግርጌ መቀመጥ አለበት እያንዳንዱ ምስል የያዘው መረጃ ዋና ዋና ጭብጦች ወይም ምልከቶች በጽሑፍ ውስጥ አግባብ ባለው ቦታ ላይ መጠቀስ ይኖርባቸዋል ከአንድ በላይ ምስሎች በሪፖርቱ ውስጥ ከተካተቱ እያንዳንዱ ምስል የቁጥር መለያ እንዲኖረው ያስፈልጋል በቪዲዮ የሚቀርቡ ምስሎች ምስሉን በግልጽና በጥራት በሚቀርቡት መሣሪያዎች ሊታገዝ ይገባል በተጨማሪም ከምስሉ ጋር የሚቀርብ የድምጽ ሪፖርት ደረጃውን በመጠበቅ የድምጽ መሣሪያ ሊቀርብ ይገባል ከድምጽ ጥራቱ በተጨማሪ የድምጹ ከፍታና ዝቅታ ለተመልካቹና አድማጩ በሚመጥን መጠን መደራጅቱን ማረጋገጥ ያስፈልጋልዬ ምስሎችን በተጨማሪ በናሙናዎች አማካኝነት ሪፖርት የሚቀርብ ከሆነ እያንዳንዱን ናሙና በመለየት ወይም ስያሜውን በመግለጽ ያለውን ባህሪ እና ጠቀሜታ በሰፊው መግለጽ ተገቢ ነው ሰንጠረኙች የሚዘጋጀው ሪፖርት የሥራውን ተግባሩን አፈፃፀም ትከከለኛውን ስዕል እንዲያሳይ ከተፈለገ የአኃዝ መረጃዎች ከሃተታዊ መረጃዎች አንፃር የጐላ አስተዋጽኦ እንዳላቸው ይታመናል ሰንጠረዥና አኃዛዊ ወይም ሃተታዊ መረጃዎችን ሊይዙ ይገባል አንዳንዴ እነዚህ መረጃዎች ተሰባጥረዉ ማለትም የአሃዝና ሃተታዊ መረጃዎችን ሲይዙ ይታያሉ ይህ የአንድን ሪፖርት ስብጥር ያጠናከራል ሰንጠረፐች ሲዘጋጁ በተቻለ መጠን በአንድ ገጽ የሚያልቁ ወይም የሚጠናቀቁ ቢሆን ይመረጣል ረጃጅም እና ውስብስብ ሰንጠረፐችን በዕዝል መልከ ከሪፖርቱ ጋር ተቀፅላ ማስቀመጥ ይቻላል ለሰንጠረ መለያ የሚሆን መግለጫ ከአናታቸው ላይ ማስቀመጥ ይገባል በሪፖርቱ ውስጥ ከአንድ በላይ ሰንጠረፐች ከተካተቱ የመለያ ቁጥር ለአያንዳንዱ መስጠት ተገቢ ይሆናል በማንኛዉም መልኩ ሰንጠረችን ከፅሁፉ ይዘት ዉጪ የሆኑና አደናጋሪ መረጃዎችን መያዝ የለባቸዉም ሰፋ ያሉ ሰንጠረችን በወረቀቱ በገፁ አግድም ማስቀመጥ ለማንበብ ያመቻል ካልተቻለ ደግሞ የሆሄዎችን ግዝፈት በመቀነስ በአምድ ማስቀመጥ ይቻላል እያንዳንዱ ሰንጠረዥ የያዘው መረጃ ለሪፖርቱ ፋይዳ የጐላ ተፅዕኖ የሚያሳድሩት ተመርጠው አስፈላጊው ትንተና እየተሰጣቸው በጽሑፉ ውስጥ መካተት ይኖርባቸዋል የሰንጠረፐች የዓምድ ርዕሶች በተቻለ መጠን በአግድም መፃፍ አለባቸው ምናልባት የቦታ መጣበብ ካለ ቁልቁል መፃፍ ይቻላል ከለሳ ግምገማ ድራፍት ሪፖርት ከተዘጋጀ በኋላ ለተወሰነ ጊዜ ቀናት ጽሁፉን ወደጐን አድርጐ ሌላ ሥራ እየሠሩ መቆየት በሪፖርቱ ውስጥ ሳይጠቀሱ የቀሩ ጉዳዮችን ለማሰላሰልና ለማብላላት ጊዜን መሻማት እንደሆነ ይጠቀሳል ይመከራልም ከለሳ ግምገማ አርትኦት በሚካሄድበት ጊዜ የሪፖርቱን ርዕስ ማውጫዎቹን መግቢያውን የጥናቱን ስልት ርዕሰጉዳዩን ማጠቃለያዎችን ሰንጠረኙችን ምስሎችን ፅዝሎችንና ዋቢ መፃህፍትን ከግምት ውስጥ ማስገባት ተገቢ ነው ከለሳ ተግባራዊ ሲደረግ የሪፖርቱን ድራፍት በአጠቃላይ እንደ አንድ አካል በማየት ተግባራዊ ማድረግ ይመረጣል በተጨሪም የሪፖርቱ ዲዛይን የርዕሶቹ የሰንጠረቹና የስዕሎቹ አቀማመጥ የሆህያት ግዝፈትና ድምቀት የሕዳጐች የፊደላት አለመጠጋጋትን ዉዚተ ከግምት ውስጥ ማስገባት ተገቢ ነው የሪፖርቱን ይዘት በተመለከተ ደግሞ የጽሑፉ ይዘት ከሪፖርቱ አኳያ መቃኘቱንና ስሜታዊነት ያልተንፀባረቀባቸው መሆኑን ማረጋገጥ ይገባል በተጨማሪም በሪፖርቱ መካተት ያለባቸው አቢይ ጉዳዮች በተገቢው ይዘትና ቅርጽ መካተታቸውን ማረጋገጥ የከለሳው ሂደት ቁልፍ ተግባር መሆን አለበት በማውጫው ላይ ያሉት ርዕሶችና ንዑስ ርዕሶች መጋቢ ርዕሶች ከጽሑፉ ጋር መጣጣማቸውን ማጤን ሴላው ትኩረት የሚሻ ጉዳይ ነው የተጋነነ ወይም ቁንፅል ይዘት ያላቸውና የሚጋጩ ሐሳቦች በግልፅና ተገቢ ቦታቸውን እንዲይዙ ማድረግ ወይም ማስወገድ ሌላው ትኩረት የሚፈልግ ጉዳይ መሆኑን መገንዘብ ያስፈልጋል ሪፖርቱን በድጋሚና ወጥ በሆነ መንገድ በማንበብ ክለሳን ተግባራዊ ማድረግ የሪፖርቱን ቅርፅና ይዘት ከማስያዝ ባሻገር በሪፖርት አቅራቢውና በተደራሲያን መካከል ሊኖር የሚገባውን መግባባትና በሪፖርቱ ጭብጦች ላይ የተሟላ ግንዛቤን ከመለገስ አኳያ የላቀ ሚና እንደሚኖረው ይታመናል ስለሆነም በከለሳው ወቅት የእያንዳንዱ ቃል ሃረግና ዓረፍተ ነገር የሐሳብ ውከልናን ከግምት በማስገባት እኩል ከብደት መስጠት አማራጭ የለውም በተጨማሪም የሰንጠረፐችና ምስሎት መግለጫዎች ሣግልፅና ትክከል መሆናቸው ይረጋገጥ የጽሑፍ ይዘት ስሜታዊነት ያልተንፀባረቀበት መሆኑን ማጤን ተገቢ ነው በሪፖርቱ መካተት ያለባቸው አቢይ ጉዳዮች በተገቢው ይዘትና ቅርጽ መካተታቸውን ማረጋገጥ የከለሳው ሂደት ቁልፍ ተግባር ነው በቪዲዮ የሚቀርብ ሪፖርት ከሆነ ደግሞ ለሪፖርቱ የሚመጥኑና ጥራት ያላቸው ምስሎች መካተታቸውን ማረጋገጥ ተገቢ ነው በተጨማሪም የድምፅ ግብዓቶች የሪፖርቱ አካል መሆናቸውን ከማረጋገጥ በተጨማሪ የድምፅ ጥራቱና ከምስሎች ጋር መጣጣሙን ትኩረት ተሰጥቶት ሊስተካከል ይገባል ምናልባት እንደመሸጋገሪያና ትኩረት መሳቢያ ሙዚቃን ከሪፖርቱ ጋር እንደግብዓት መጠቀም ካስፈለገ ተመጥኖ መቅረብ አለበት በተጨማሪም ለቪዲዮ ግብዓት የሚሆኑ በኮምፒዩተር ድጋፍ የሚካተቱ ምስሎችና ድምጾች በሰለጠነና ልምድ ባለው አርታኢ ሊተገበሩ ይገባል በኤግዚቢሽን የሚቀርቡ ሪፖርቶችም እንዲሁ በጥንቃቄ ሊታዩ ይገባል ኤግዚቢሽኑ ከመታየቱ ቀደም ብሎ ልምድ እና ፍላጐት ባላቸው ባለሙያዎችና አግባብነት ባላቸዉ አና በተመረጡ ሰዎች በቡድን ወይም በግል ሊገመገምና አስተያየት ሊሰጥበት ይገባል በተሰጠው አስተያየት መሠረትም ማስተካከያዎች ተደርገው ኤግዚቢሽኑ ሊቀርብ ይችላል በተጨማሪም በኤግዚቢሽኑ ወይም በተመልካቾች በሚሰጥ ሃሳብ መሠረት የኤግዚቢሽን ናሙናዎችንና አገላለፅን በማስተካከል ኤግዚቢሽኑን የተዋጣለት ማድረግ ይችላል ገፀመልከ ገፀመልከ በሆህያት ተለያይነት በርዕሶች አቀማመጥ በአንቀጾች አቀማመጥ የተጣበቁ ወይም ከፍትን በሕዳጐች ጥበትና ስፋት በወረቀት ግዝፈት በዝርዝሮች አቀማመጥ በስዕሎችና ሰንጠረፐች ይዘትና አቀማመጥ ለሆህያት እና ምስሎች የቀለም አጠቃቀም እና በመሳሰሉት ጉዳዮች ላይ ትኩረት ያደርጋል ማንኛውም ሪፖርት አጭርም ይሁን ረጅም ውስብስብም ይሁን ቀለል ወጥነት ያለው ገፀመልክ ቢኖረው ይመረጣል ይህ ሪፖርት ከመነበቡ ከመነገሩ ወይም ከመሰራጨቱ በፊት ሪፖርቱ ከየት ወይም ከማን እንደተላከ ወይም እንደቀረበ ስለሚያሳይ ነው ከገፀመልኩ በተጨማሪ ለዓይን በሚስብ ቦታ ወይም አቀማመጥ ላይ ሪፖርቱን ያዘጋጀው አርማ ሎጎ መኖሩ ሪፖርቱ የማን እንደሆነ በቀላሉ መረዳት ያስችላል የሪፖርቱ ገፀመልክ በሚዘጋጅበት ጊዜ ከግምት ውስጥ መግባት የሚገባቸው ነገሮች እንደሚከተለው ቀርቧል ግልፅ የሆነ ገፀመልከ አንባቢውን አድማጩን ወይም ተመልካቹን የመሳብ ጥንካሬ አለው አቀማመጡ ደግሞ ጽሑፉን ወይም ምስሉን ዓይን ማራኪ መሆኑንና አለመሆኑን ይመሰከራል ንፁህና በአግባቡ የተዘጋጀ ሪፖርት የአንባቢን የአድማጩንና ተመልካቹን ሕሊና ያበረታታል የሪፖርቱንም ተዓማኒነት ከፍ ወዳለ ደረጃ ያወጣዋል ሁሉም የገፀመልከ ትኩረቶች በእኩልነት ከታዩ በኋላ በተቻለ መጠን ጥቂት ወይም ምንም ስህተት በማያስከትል ሁኔታ ሪፖርቱ እንዲዘጋጅ ማድረግ ይገባል ከሁሉም በላይ ግን በሪፖርት ዝግጅት ጊዜ ወጥነት ያለውና በፍጥነት የማይቀያየር የገፀመልክ ሥራ መሥራት አዋቂነት ሕዳግ በአንድ የጽሑፍ ሪፖርት ውስጥ ሕዳግ ወይም ጠርዝ ለተለያዩ ምከንያቶች በተግባር ላይ ይውላል በሪፖርቱ በግራና ቀኝ በኩል ሕዳግ ወይም ጠርዝ ሳይኖር ሪፖርቱን ለመስፋት ወይም ለመጠረዝ አንዴት እንደሚያስቸግር ለማንም ግልፅ ነው አንዳንዴም ሕዳግ የሴላቸው ወይም ጠባብ ሕዳግ ያላቸው ሪፖርቶች ኮፒ በሚደረጉበት ጊዜ ወይም በሚታጠፉበት ጊዜ ጽሑፉ ሊቆረጥ እንደሚቸል መገንዘብ ቀላል ነው በአንድ ገጽ ላይ የላይና ከታች ሕዳጐች ከጠበቡ የገፁን ግዝፈት ከመጨመር ባሻገር የሪፖርቱን ተነባቢነት ይቀንሳሉ የሚል አስተሳሰብ በስፋት ይወሳል ሪፖርቱም ተጠርዞ በመቁረጫ ሲታፈፍ የገፁን መልከ ከማበላሸቱም በተጨማሪ የጽሑፍ መቆረጥ ሊያጋጥም ይችላል ሕዳጐች ሲሰፉም በአንድ ገፅ በተሟላ ሁኔታ ሊቀርብ የሚገባውን የሪፖርቱን ይዘት ይቀንስዋል ይህም የወረቀት ፍጆታን ይጨምራል ስለሆነም ሰፊ ሕዳግ ኢኮኖሚያዊ ጠቀሜታ የለውም ማለት ይቻላል አንቀጽ በጽሑፍ ሪፖርት አንድ አንቀጽ ከሌላው የሚለየው በሚይዘው ሃሳብ ወይም ጉዳይ ሲሆን የላይኛው አንቀጽ ለተከታዩ እንደመሸጋገሪያነትም ሊያገለግል ይትላል ስለዚህ ተመሳሳይና ተመጋጋቢ ጉዳዮችን የያዙ ዓረፍተ ነገሮች በአንድ አንቀጽ ቢጠቃለሉ አግባብነት አለው እንደ ጉዳዩ ይዘት አልፎ አልፎ አንድ አንቀጽ በአንድ ዓረፍተ ነገር ሊወከል ይችላል ሆኖም አብዛኛውን ጊዜ ከአንድ በላይ የሆኑ ዓረፍተ ነገሮች አንድ አንቀጽ ይመሰርታሉ የአንባቢያንን የማንበብ ፍላጐት ላለመጫን አንድ አንቀጽ በብዙ ዓረፍተ ነገሮች በማጨናነቅ ረጅም አንቀጽ መፍጠር አያስፈልግም በዝርዝር መቀመጥ የሚችሉ ሃረጐችንና ዓረፍተ ነገሮች በነጠላ ሰረዝ የተለዩ በአንድ አንቀጽ ማስቀመጥ ለንባብ አይጋብዝም ስለዚህ ተዘርዝረው በቡሌት ወይም በቁጥር ወይም በፊደል ሆሄ ለሚቀመጡ ሃረጎችና ዓረፍተ ነገሮች ቅድሚያ መስጠት ተገቢ ነው አንቀጾችን ለመለየት የተለያዩ ዘዴዎችን መጠቀም ይትላል ከዚህም ውስጥ የሚከተሉት በስፋት ጥቅም ላይ ሲውሉ ይታያሱ አንድ አንቀጽ ሲጀምር ከሕዳጉ ገባ ብሎ መጀመር « ሕዳጉን የጠበቁ አንቀጾችን ደግሞ በሁለቱ አንቀጾች መካከል ከፍት ቦታ በመተው እና ሰእያንዳንዱ አንቀጽ ተከታታይ ቁጥር መስጠት አልፎ ልፎ ጥቅም ላይ የሚውል በማንኛውም መለኪያ አንድ የጽሑፍ ሪፖርት ወጥነት ያለው የአንቀጾች አደረጃጀት አንዲኖረው ይመከራል ርዕሶች የአንድ ሪፖርት ርዕሶች በተለያየ ደረጃዎች ሊቀመጡ ይትሳላሉ እነዚህም ደረጃ አንድ ደረጃ ሁለት ደረጃ ሦስት ዉዚተ ርዕሶች ይባላሉ አብዛኛውን ጊዜ ደረጃ አንድ ርዕሶች መግቢያ የጥናቱ ስልትን ርዕሰጉዳይና ማጠቃለያን ይይዛሉ ሌሎች ርዕሶች ደግሞ ከደረጃ አንድ ሥር የሚቀመጡ መጋቢ ርዕሶች ሲሆኑ በአንፃሩ በደረጃ ተከታታይ ርዕሶች እንደይአገባባቸው ይቀመጣሉ በሪፖርቱ አደረጃጀት መሠረት ቀደም ሲል እንደተገለፀው እያንዳንዱ ርዕስ በሆህያት ግዝፈት ድምቀት የሆሄ ዓይነትና ከአንቀጽ ጋር ተመጣጥኖ የርዕሱ አቀማመጥ ከአንቀፅ ጋር የተጣበቀ ወይም የተለየ ወይም በነጠላ ሰረዝ ተለይቶ ከአንቀጽ መግቢያ ዓረፍተ ነገር ጋር አዋህዶ በማቅረብ ተግባራዊ ማድረግ ይቻል ይሆናል እንደ አስፈላጊነቱ የተመረጠውን ደረጃ ርዕስ ከግርጌው በማስመርም መለየት ይቻላል ከፍተት ጽሑፉ ባረፈባቸው መስመሮች መካከል ያለውን የከፍተት ስፋት ለመወሰን በቅድሚያ የሪፖርቱን ገጾች ብዛትና የሪፖርቱ ዓላማን ከግምት ውስጥ ማስገባት ይገባል ድራፍት ሪፖርቶች በተቻለ መጠን በጽሑፎች መካከል ሰፋ ያለ ከፍተት ይፈልጋሉ ምከንያቱም አርማዎችን ለማካተት ሰፊ ቦታ በመስመሮች መካከል ለከለሳ ይመቻል ብዙ ገጽ ላለው ሪፖርት ነጠላ ባለአንድ መስመር ይመረጣል በጽሑፎች መካከል ያለው የመስመር ስፋት ነጠላ ወይም ባለአንድ መስመር ማድረግ ካስፈለገ በተቻለ መጠን አንቀጾች አጠር ያሉ ሊሆኑ ይገባል ለምሳሌ ከዐዐ ገጽ ላለው ሪፖርት በጽሑፎች መካከል ያለውን የመስመር ስፋት ከ ባለው ውስጥ ማድረግ ለአንባቢያን አመቺ ይሆናሉ ዝርዝሮችና አጫጭር አንቀጾች በተቻለ መጠን ነጠላ መስመር ቢኖራቸው ማራኪ ገፀመልከ ማግኘት ያስችቸላል ሰንጠረች በተቻለ መጠን አንድ ገጽ ላይ ቢያልቁ ይመረጣል ይህም ለአንባቢያን ምቹ ሁኔታን ይፈጥራል በሁለት ፊት ማተም አብዛኛውን ጊዜ የፅሑፍ ሪፖርቶች በአንድ ፊት ብቻ ይታተማሉ ሆኖም ከወጪ አንፃር በሁለት ፊት ቢታተሙ ይመረጣል ገጻቸው ብዛት ያላቸው ሪፖርቶችን በሁለት ፊት ማተም የወረቆቹን ከብደት ስለሚቀንስ ለመልዕከት አመቺ ነው ሆኖም ገፁ አነስተኛ ከሆነ በአንድ ፊት ማተም ይቻላል የገፅ ብዛት አንዳንድ የፅሑፍ ሪፖርት አቅራቢዎች በተወሰኑ ገጾች መጨረስ የሚችሉትን ሪፖርት ከሚገባው በላይ በመለጠጥ በረጅሙ ይጽፋሉ ሌሎች ደግሞ በተወሰኑ ገጾች ሰፋ ያለ ይዘት ያለው ሪፖርት ሲያቀርቡ ይታያሉ አንባቢያን የተለጠጡ ሪፖርቶችን ብዙውን ጊዜ ገረፍ ገረፍ አድርገው ከማለፍ ባሻገር ጥልቅ ንባብ እአያደርጉባቸውም በመሆኑም የሪፖርቱ መልዕከት በትከከል ሊተላለፍና የታቀደውን ዓላማ ለማሳካት አስቸጋሪ አንደሚሆን መገመት አያስቸግርም በሌላ አንፃር ሰፊ ሐሳብን በአነስተኛ ገጾች ማቅረብም ችግር አለበት ቢዘረዘሩ ወይም ሰፋ ብለው ቢገለፁ መረጃውን በግልፅ ለአንባቢው ማድረስ ይቻላል የሚል እምነት አለ ስለሆነም የአንድ የፅሑፍ ሪፖርት ገጾች ብዛትና ማነስ ትኩረት የሚሻ ጉዳይ መሆኑን በጥንቃቄ በመረዳት የገጾችን ብዛት መወሰን ይገባል ይህ ዓይነት እንቅስቃሴ በጊዜ ሂደት በሚካበት ተሞከሮ እየተስተካከለ እንደሚሄድ ይገመታል የቋንቋ አጠቃቀም ምንም እንኳን የሪፖርቱ ይዘት ውስብስብ ቢሆንም በሪፖርት አፃፃፋችን አና በቃል አቀራረባችን ሁሌም የቋንቋ አጠቃቀማችን ቀላልና ግልፅ መሆን አለበት ቀለል ያሉ ቃላትን ከውስብስብና የተለየ ትርጉም ሊሰጡ ከሚቸሉ መምረጥ ተገቢ ነው የጾታን የእምነትና የዘር የጐሳ ጉዳዮችን የሚያኮስስ ወይም ያልተገባ ትርጉም ሊሰጡ የሚችሉ ቃላትን ሃረጐችንና ምሳሌያዊ አገላለጾችን ማስወገድ ይገባል በህብረተሰቡ ዘንድ ያልተለመዱ የተሰለቹና ፋይዳ የሌላቸው ቃላት ሃረጐችና ያረጁና ያፈጁ አባባሎችን ማስወገድ ቁልፍ የሪፖርት አፃፃፍ መርህ ነው ተጨባጭና ቀጥተኛ ትርጉም ያላቸውን ቃላት ለዓረፍተ ነገር መገንቢያነት መጠቀም ብልህነት ነው የሪፖርቱን ጭብጥ ግልፅ በማድረግ ተነባቢነትን ይበልጥ ያጐለብተዋል ከስሜት ቀስቃሽነት ባሻገር እሴት የማይጨምሩ አስተሳሰቦች ቃላትና ሃረጐችን በተቻለ መጠን ማገልገል ተገቢ ነው በተቻለ መጠን የቅፅል አጠቃቀምን ውሱን ማድረግ ይገባል አግባብነት ያላቸውን ገላጮች መጠቀም ያስፈልጋል በሪፖርቱ ላይ አስፈላጊ ሆኖ ከተገኘ መንግስታዊም ሆነ የግል ተቋማት ትከከለኛ መጠሪያ ስምን መጠቀም እንዲሁም የተለያዩ ግለሰቦችን ስም ማዕረግ በአግባቡ መጠቀም መቻል የሆህያት አጠቃቀምን በተመለከተ ለቃሉ የተቀመጠውን ሆሄ በአግባቡ መጠቀም እና መግለጫዎችን በተቻለ መጠን ግልፅ መሆናቸውን ደጋግሞ ማረጋገጥ ያስፈልጋል አርትአት የአንድ ሪፖርት ተቀባይነትና ተነባቢነት ከሚገለፅባቸው መንገዶች ውስጥ ዋናው በሪፖርቱ ላይ የተደረገው የአርትአት ሥራ አንደሆን ሊጤን ይገባዋል አርትኦት የሪፖርቱን ይዘትና አቀራረብ ሳይዘበራረቅ ሃሳቦችንና ውሳኔዎችን በቅደም ተከተልና በግልፅ አገላለጽ ለማቅረብ የሚደረግ የጽሑፍ እና የምስል ማረም እንቅስቃሴ ነው የአርትአት ሥራ ሲከናወን ሊተኮርባቸው የሚገቡ ጉዳዮች የቋንቋ አጠቃቀም የመረጃ ግልፅዕነት ገጸመልከ የሥራ ከንውንና የሪፖርቱ ይዘት መጣጣም የሪፖርቱ የተለያዩ አካላት በቅደምተከተል መቀመጣቸው የማጠቃለያ ሐሳቦች ግልፅነት ምስሎች ግልፅና መልዕከት አስተላላፊ እንዲሆኑ ማድረግ የድምፅ ግብዓቶች ተደማጭና አግባብነት እንዲኖራቸው ማድረግ ላ ወዘተ በስፋት እንደሚገለፀው የአንድ ሪፖርት ረቂቅ በተሻለ መጠን ተደጋግሞ መነበብና ማስተካከያዎችን ማቅረብ የሪፖርት አዘጋጁ ወይም ሪፖርቱን የሚያርመው ባለሙያ ቀዳሚ ተግባር ነው በዚህ ዓይነት አካሄድ ያለፈ ሪፖርት በአንባቢዎች ዘንድ ተቀባይነቱ የላቀ ነው በተቻለ መጠን ረቂቅ ሲስተካከል ቢያነስ አስር በመቶ የሚሆነው የረቂቁ ከፍል ሊበረዝ ወይም በከፍተኛ ደረጃ እርማት ሊደረግበት ይገባል የሚል አስተሳሰብ በሰፊው ይመከራል የጥቅስ አጠቃቀም ጥቅሶች በሪፖርት ውስጥ ሲካተቱ በባለጥንድ የትምህርት ጥቅስ ማሜ መታቀፍ ይኖርበታል በጥቅሶች መካከል ያለ ሌላ ጥቅስ ደግሞ በነጠላ የትምህርት ጥቅስ ዓ መታቀፍ ይኖርበታል አንድ ጥቅስ ሙሉ ዓረፍተ ነገር የሚሰራየሚይዝ ከሆነ አራት ነጥብ የሚያደርገው ከጥቅሱ መዝጊያ በፊት ሲሆን ጥቅሱ የሌላ ዓረፍተ ነገር መቋጫ ከሆኑ ደግሞ አራት ነጥቡ ከትምህርት ጥቅሱ ውጪ መሆን ይገባዋል በቃል በሚቀርብ ወይም የፅሑፍ ሪፖርት ሲነበብ ጥቀስ ሲነበብ ወይም ሲነገር እጠቅሳለሁ በማለት ጥቅሱ ተነቦ ሲያልቅ ደግሞ የጥቅሱ መጨረሻ በማለት ጥቅሱን ከነጥቅሱ ባለመብትተደራሲ ጋር አጉልቶ ማቅረብ የተለመደ ብቻ ሳይሆን ለቀደምት ሃሳብ አፍላቂዎች ከብር መስጠትም ጭምር ነው የቁጥሮች አፃፃፍ በፅሑፍ ሪፖርት ውስጥ የሚገለፁ ቁጥሮችን በተመለከተ የተለያዩ አመለካከቶች ቢኖሩም በተቻለ መጠን ከአሥር በታቾ ለሆኑ ቁጥሮች በፊደል መፃፍ ይመረጣል ሆኖም ለቅደም ተከተል የሚሆኑትን ግን በአኃዝ መፃፍ ተመራጭ ነው የቀን የቴሌፎን የገንዘብ መጠን በቁጥር መጠቀስ አለበት ሆኖም የገንዘብ መጠን በቁጥር ከተጠቀሰ በኋላ በፊደል በቅንፍ ውስጥ ማስቀመጥ በጥብቅ ይመከራል ከፍልፋይ ቁጥሮች ለምሳሌ ግማሽሸ ሩብ ሲሶ ሁለትሦስተኛ ዉዚተ በቃላት ቢገለፁ ይመረጣል ነገር ግን ውስብስብ ያሉ ከፍልፋዮች በቁጥር ቢገለፁ ጥሩ ነው የዴሲማል ቁጥሮች ግን ሁልጊዜም በአኃዝ መቀመጥ አለባቸው ግምታዊ አኃዞች አብዛኛውን ጊዜ በፊደል ሲገለፁ ይትላሉ በመቶኛ በፐርሰንት የሚገለፁ አኃዞቾ በስፋት ሪፖርቱ ውስጥ ከተጠቀሱ በቁጥር መግለፅ ተገቢ ነው ምንጊዜም ቢሆን የዓረፍተ ነገር መጀመሪያ በቁጥር በአኃዝ መሆን የለበትም የዓረተ ነገር መጀመሪያ ላይ ቁጥር ካለ በፊደል መገሰፅ አለበት በሰንጠረዥ ውስጥ የሚቀርቡ የአኃዝ መረጃዎች ቤታቸውን ጠብቀው ቁልቁል መጠቀስ ይኖርባቸዋል በሰጠንረዥ ውስጥ የሚቀርቡ ባለዴሲማል ቁጥሮች አንድ ዓይነት የዴሲማል ቦታዎች ሊኖራቸው ይገባል ከመለኪያችን ጋር የሚፃፍ ቁጥር በፊደል ከጀመረ በፊደል ማለቅ አለበት ለምሳሌ አስር ግራም ነገር ግን በቁጥር ከጀመረ መለኪያቸ በአህፅሮተ ቃላት ይተካሉ ለምሳሌ ዐ ግ ዐዐ ኪግ ዐ ኪግ ሽፋንና ጥራዝ አጠር ያለ ሪፖርት ማለትም እስከ አስር ገጽ የሚደረስ ከሆነ የተለየ ሽፋን ላያስፈልገው ይችላል በተጨማሪም በሪፖርቱ የግራ ጫፍ ላይ በስቴፕለር ማያያዝ በቂ ነው በየጊዜው የሚጻፉና ለውስጥ ስርጭት የሚሆኑ ሪፖርቶችም ከላይ በተጠቀሰው መልክ ተዘጋጅተው ሊሰራጩ ይችላሉ ሆኖም ከላይ ለተጠቀሱት የሪፖርት ዓይነቶች የተለየ ሽፋን ባያስፈልጋቸውም ከሌላ ጽሑፍ አንፃር ጐልቶና ደምቆ የሚታይ የርዕስ ገጽ ያስፈልጋቸዋል ለበላይ አመራሮች የሚላከ ሪፖርት ምንም አንኳ አነስተኛ የገፅ ብዛት ቢኖረውም ለየት ያለ መሸፈኛ ቢኖረው ይመረጣል በርካታ ገጾዎች ያላቸው ሪፖርቶች ግን በተቻለ መጠን ለየት ባለ መሸፈኛ እና ስፌት በፕላስቲከ ሪንግ በስቴፕለርና በሸራ ፕላስቲከ ማጣበቂያ ወዉዚተ መጠረዝ ይኖርባቸዋል የመሸፈኛ ዋነኛ ጥቅሙ ሪፖርቱ እንዳይጨማደድ በውኃ ወይም በቅባት ነገሮች እንዳይበላሽና ለአንባቢያን ጥሩ ገጽ በመፍጠር ለማንበብ እንዲጓጉ ያደርጋቸዋል ተጨማሪም በመሸፈኛው ብቻ አንድን ሪፖርት ከመደርደሪያ ወይም ጠረጴዛ ላይ ከሌሎች ሪፖርቶች በቀላሉ መለየት ያስቸላል እንዲሁም ከአንድ ድርጅት ወይም ተቋም በተመሳሳይ ሽፋን ተጠርዘው የሚወጡ ሪፖርቶች ለድርጅቱ ወይም ለተቋሙ እንደመለያነት ያገለግላል የሪፖርት መሸፈኛዎችን ለማጠናከር ሲባል የፕላስቲክ የትራንስፓረንሲ ሽፋን አእንደሚጨምርላቸው ይታወቃል ወረቀት አንዳንድ ድርጅቶችና ተቋማት የፅሑፍም ሆነ የምስልና ድምፅ ሪፖርታቸውን ተቋማዊ መለያቸውን ሎክ ያካትታሉ ይህም ድርጅታቸውንተቋማቸውን ከማስተዋወቅ አንፃር ተቀባይነት አለው ሆኖም ሎጎው በጣም አመቺ ቦታ የሪፖርቱ ሽፋን ስለሆነ ይህ ዘይቤ በስፋት ጥቅም ላይ እየዋለ ይገኛል አጅግ ብዙውን ጊዜ ሪፖርት የሚፃፈው በነጭ ወረቀት ላይ ነው ሆኖም አልፎ አልፎ የተለያዩ የሪፖርቱን አካላት ለመለያየት የተለያዩ ባለቀለም ወረቀቶች ጥቅም ላይ ሲውሉ ይታያሉ ሆኖም በዚህ ዓይነት መንገድ የሚታተሙ ሪፖርቶች የአንባቢያንን ዓይን ስለማይስቡ ዓይነግቡ ስላልሆኑ ጥንቃቄ መውሰድ ይገባል ባመዛኙ ሪፖርቶች ከዐዐ ግራም ከብደት በሆኑ ወረቀቶች ላይ ይታተማሉ የሪፖርት መሸፈኛ ወረቀቶች ደግሞ ከፍ ያለ ከብደት ባላቸው ወረቀቶች ሲታተሙ አንዳንድ ጊዜ ሪፖርቱ ከታተመበት ወረቀት ጋር እኩል ከብደት ኖሯቸው ነገር ግን የተለየ ቀለም ባላቸው ወረቀቶች ይታተማሉሪ ይህም በአማራጭነት ይወሰዳል ሪፖርት በቃል ማቅረብ አንዳንድ ጊዜ ሪፖርትን በፅሑፍ አዘጋጅቶ ለአንባቢያን ከመላከ በተጨማሪ ሪፖርቱን በፓወር ፖይንት በማዘጋጀት አንዲቀርብ የሚጠየቅበት ሁኔታ ይኖራል ስለሆነም ሪፖርትን በተጠቀሰው መንገድ ለተደራሲያን ለማቅረብ ሲፈለግ በሚከተሉት ጉዳዮች ላይ ልዩ ትኩረት መስጠት ይገባል የሪፖርት ማቅረቢያው ዘዴ በቃል ከመሆኑ ባሻገር ስሜትን ወደ ሌላ አቅጣጫ ዘወር ማድረግ ተገቢ አይደለም ምከንያቱም ተደራሲያኑን ፊት ለፊት በማግኘት ሪፖርቱን ከማቅረብ በስተቀር የጐላ ልዩነት ስለሌለው ነው ሪፖርትን በቃል ለማቅረብ ቢሞከር የሪፖርቱ ዓላማ በግልፅ ይገለፅ የሪፖርቱን አቀራረብ በግልፅ ይቀመጥ በተቻለ መጠን ቁልፍ ቃላትን ሃረጐችንና አባባሎችን መጠቀም አጫጭር ዓረፍተነገሮች ቀላል ቃላትንና ምሳሌዎችን በአግባቡ መጠቀም » በአዳራሹ ውስጥ ያሉ ታዳሚዎች የቃል ሪፖርቱን በሚገባ እያዳመጡ እያሰቡን መሆኑን ማረጋገጥ ታዳሚያንን ከሞላጐደል ለማየት መሞከር የሰውነት እንቅስቃሴን መመጠን መኖር ማድረግ ለቃል ሪፖርት አቀራረብ የሚመጥን አለባበስ መከተል የቃል ሪፖርቱን ቀደም ብሎ ከወዳጅና ጓደኞች ጋር በተምሳሌነት ማቅረብና ሃሳብ መቀበልና ሪፖርቱን ማዳበር ሪፖርቱን ማቅረብ ዝግጁ ሲሆን ማቅረብ መጀመር በቃል የሚቀርበው ሪፖርት የተሟላ መልዕከት እንዳለው ማረጋገጥ በቃል ሪፖርት ጊዜ አላስፈላጊ የሆኑ ድርጊቶች የሚከተሉትን ያጠቃልላሉ « የፓወር ፖይንት ስላይዶችን በሙሉ አለማንበብ ውስብስብ ይዘት ያላቸውን ስላይዶች አለመጠቀም አላስፈላጊ ወይም አዋኪ ምስሎችና ፅሑፎችን የያዙ ስላይዶችን አለመጠቀም የስላይዶችን ይዘት በፍጥነት ለመሸፈን አለመሞከር ስለሆነም ለአድማጮች የእያንዳንዱን ወይም በርከት ያሉና ተቀራራቢ ይዘት ያላቸውን ስላይዶች ጠቅለል ግን ቀለል ባለመልኩ አገላለፅ መልዕክት ማስተላለፍ ይመከራል የምስል መልዕከቶችን ከማብራራት ይልቅ ለታዳሚዎች አጭር መግለጫ በመስጠት ራሳቸው የሚፈልጉትን መረጃ እንዲያገኙ ማድረግና የድምፅ መልአከቶችም እንዲሁ በተመሳሳይ ሁኔታ ሊቀርቡ እንደሚገባ ማጤን አግባብነት አለው እያንዳንዱ ስላይድ ጐላ ብሎ ግን ተመጥኖ በተመረጠ ሆሄ መታጀቡን ማረጋገጥ አስፈላጊ ነው ትናንሸና ቀለማቸው ከስላይዱ ገፅታ ጋር የማይመጥኑ ከሆኑ ተነባቢነታቸው ዝቅ ያለ ስለሚሆን ከፍተኛ ጥንቃቄ ማድረግ ይገባል ሪፖርትን እንደ ዜና ምንጭ መጠቀም ቀደም ሲል በተለያዩ የዚህ መፅሐፍ ከፍሎች ለመግለፅ እንደተሞከረው ሪፖርቶች በተለያዩ ዘዴዎች በሰፊው ለአንባቢያንና ተደራሲያን ማቅረብ አንደሚቻል ግንዛቤ ተወስዷል አንድን ሪፖርት በዜና የመገናኛ ብዙሃን ውጤታማነቱን ከማጉላት አና የመረጃ ድጐማ ከማቅረብ አንፃር የስርጭት አውድ ለማስተላለፍ ሲሞከር በተቻለ መጠን ከዚህ ቀጥሎ ያሉትን መሠረታዊ ጉዳዮች ከግምት ውስጥ ማስገባት ይገባል በቅድሚያ የሪፖርቱን ይዘት ከሞላ ጐደል በአጭሩ መገንዘብ የሪፖርቱን ዓላማ በቀጥታ ማስተላለፍ ሪፖርቱ የያዘውን ጠቃሚ ነጥቦች አንጥሮ በማውጣት መግለፅ በማንኛውም መልኩ የሪፖርቱን ይዘት አጋኖ ማቅረብ አይመከርም የሪፖርቱን ቁልፍ ይዘቶች በምሳሌ ለማብራራት ከተፈለገ የሚቀርቡት ምሳሌዎች ግልፅና ተዛማጅ መሆናቸውን ማረጋገጥ ሪፖርቱን ወይም በመገናኛ ብዙሃን በቃለ ምልልስ በዜና ወይም በፕሮግራም ከመልቀቅ በፊት በቅርብ ከሚገኙ የሥራ ባልደረቦች ጓደኞች ወይም ከቤተዘመድ ጋር ልምምድ ማድረግ ያስፈልጋል ሪፖርቱን ደጋግሞ ማንበብና መፈተሽ ሊከሰት ከሚቸል ስህተት ያድናል በተጨማሪም የተጓደለ ወይም ያልተሟላ መረጃን ማካተት ይቻላል ከላይ በተጠቀሰው መንገድ ተዘጋጅቶ በመገናኛ ብዙሃን በድረገፅ የሚለቀቅ ሪፖርት በአጭር ጊዜ ሰፊ ሽፋን ያገኛል የሚል እምነት ሲኖር በቀጣይም ለሪፖርቱ የሚሰነዘሩ ግብረመልሶች ሰፊና ጥልቅ ይሆናሉ ብሎ መገመት ይቻላል የተልዕኮ ሪፖርት የተልዕኮ ሪፖርት ማለት ሪፖርት አድራጊው ለሪፖርት ተደራሹ ስለተልዕኮዉ አፈፃፀም ወይም ውጤት የሚያቀርበው የቃል ሪፖርት ሲሆን ሪፖርት አቅራቢው ለተላከበት ጉዳይ አጠር ያለ ሪፖርት ያቀርባል የሪፖርቱ ይዘት አጠር ከማለቱ ባሻገር የሚከተሉትን ጉዳዮች ከግምት ውስጥ ያስገባ መሆኑን ማረጋገጥ ተገቢ ነው የሚቀርበው ሪፖርት አስተማሪነቱ የተረጋገጠ መሆኑን ሪፖርቱ በቃል የሚቀርብ አንደመሆኑ መጠን ሪፖርት አቅራቢው ሪፖርቱን ሲያቀርብ ተገቢውን ባህሪ ሊላበስ እና ከስሜታዊ አካሄድ የራቀ ሊሆን ይገባል ይህም የሪፖርቱን ተዓማኒነት ወይም ተቀባይነት ያጐላል ሪፖርት አቅራቢው ካቀረበው ሪፖርት በመነሳት ከአድማጮቹ ለሚቀርቡ ጥያቄዎች አስተያየቶችና ተጨማሪ ማብራሪያዎች አወንታዊ በሆነ መንገድ በማስተናገድ የሪፖርቱን ጉድለቶችና ከፍተቶችን ለማስተካከል ሊጠቀምባቸው ይገባል ሪፖርቱ በቡድን የሚቀርብ ከሆነ የቡድን አባላት በተለያዩ ይዘቶች ላይ አስፈላጊውን ማብራሪያ በመስጠትና ሌሎች አባላት ባላሟሏቸው ጉዳዮች ላይ ወይም በተንሻፈፉት ላይ ተጨማሪ ወይም ማስተካከያ መስጠት ይጠበቅባቸዋል እርግጠኝነት የሚጐድላቸው የተልዕኮ ሪፖርቶች ከአጠራጣሪነታቸው በተጨማሪ ለውሳኔ አሰጣጥ አመቺ ስለማይሆኑ ሪፖርት አቅራቢዎች ልዩ ጥንቃቄ ሊወስዱ ይገባል በተልዕኮ ሪፖርት አቀራረብ ሪፖርት አቅራቢው በተለያዩ ጭብጦች ላይ ውይይት ማድረግ ስለሚገባ የውይይት መድረኩን ማሳለጥና መምራት ይጠበቅበታል የውይይት መድረኩ በሪፖርቱ ላይ የተለያዩ ጉዳዮችን በጥልቅና በስፋት ግንዛቤ ለመውሰድ ያግዛል የተልዕኮ ሪፖርት የአንድን ተልዕኮ አፈፃፀም ከተለያዩ ሁኔታዎች አንፃር የበለጠ ግንዛቤ እንዲወሰድ ያግዛል ይህም የተልዕኮውን አፈፃፀም ሂደት ፈተናዎችን አና ውጤቶችን በቀላሉ መገንዘብ ያስቸላል በተጨማሪም የአፈፃፀሙን አሴቶችንም ለይቶ መገንዘብ ያስችላል የተልዕኮ ሪፖርት ከተልዕኮው አንፃር ገንቢ ሊሆን እንደሚገባ ቢታወቅም አንዳንዴ ደግሞ ከግንዛቤ እጥረት ወይም ከግል ጉዳይ ጥቅም ጋር በተያያዘ ወይም ከድብቅ ፍላጐት አንፃር ተደራሲው ሪፖርቱን ለመቀበል ዝግጅነቱ የላላ አንደሚሆን በመገንዘብ አግባብነት የሌለው የሃሳብ ግጭት እንዳይነሳ አቅራቢው አስፈላጊውን ሁሉ ማድረግ የሚገባ ሲሆን ግጭት እንኳ ቢነሳ ግጭቱን ለማብረድ ከህሎቱን በመጠቀም የሪፖርት አቅራቢዎችንም አባላት በማነቃቃት ጉዳዩን በትክክለኛው መስመር ውስጥ እንዲገባ ማድረግ አለበት ባጠቃላይ የተልዕኮ ሪፖርት አቀራረብ ብቃትን መሠረት በማድረግ ለአቀራረቡ ተገቢውን ከብር በመስጠት ጥራቱና ተዓማኒነቱ የተረጋገጠ ሪፖርት እንዲሆን ማድረግ የአቅራቢው ግዴታ ነው የጉባኤ ሪፖርት ቃለጉባኤ የስብሰባ ሪፖርት ቃለጉባኤ አብዛኛውን ጊዜ የአንድን ስብሰባ አጠቃላይ ሂደትና የጉባኤውን የስብሰባውንን ጭብጦች ላይ በመመርኮዝ የውሳኔ ሃሳቦችን የሚይዝ ሪፖርት ነው ቃለጉባኤ መሠረቱ ፍሬ ሃሳቦች ማለትም የስብሰባው አጀንዳዎች ናቸው እነዚህ አጀንዳዎች ቀደም ብለው ተዘጋጅተው የሚቀርቡ ወይም በስብሰባው የሚዘጋጁ ሊሆኑ ይችላሉ ስለሆነም የቃለጉባኤው ምሰሶዎች የመወያያ አጀንዳዎች መሆናቸው ልብ ማለት ይገባል ቃለጉባኤ ሪፖርት አያያዝና አዘገጃጀት በተለያየ መልኩ ሊተገበር ይችላል ሆኖም የሚከተሉት ጉዳዮች በዋነኛነት የሪፖርቱ አካል እንዲደረጉ ይመከራል የስብሰባው ርዕስ ቃለጉባኤው በተከታታይ በሚነሳ አቢይ ወይም ቁልፍ ርዕሰጉዳይ ላይ የሚያተኩር ከሆነ የስብሰባው ቁጥር ወይም የቃለጉባኤው ቁጥር ከጉባኤው ርዕስ ጋር ሊጠቀስ ይቸላል ስብሰባው የሚካሄድበት ቀን ስብሰባው የተጀመረበት እና የተጠናቀቀበት ሰዓትቀን የስብሰባው ተሳታፊዎች ዝርዝር በስብሰባው ከሚኖራቸው ኃላፊነት አንፃር ይዘረዘራል የስብሰባው አጀንዳዎች በእያንዳንዱ አጀንዳ ላይ ትኩረት የተሰጣቸው ጉዳዮች እና ውሳኔዎች ወይም የውሳኔ ሃሳቦች ወይም ዝከረምከር በግልፅና አጠር ባለ ሁኔታ ይገለፃል የስብሰባው ማጠቃለያዎች ተሰብሳቢዎች ቃለጉባኤውን ስለማፅደቃቸው የተሳትፎ ፊርማ የቃለ ጉባኤ መገለጫዎች ናቸው ቃለጉባኤ እንደማንኛውም ዓይነት ሪፖርት በተለያዩ ዘዴዎች ለሚመለከታቸው ከፍል ይላካል በተለምዶ ግን ሪፖርቱ በፅሑፍ ይቀርባል አንዳንድ ጊዜ የዚህ ዓይነት ሪፖርት በቃል በፓወር ፖይንት ሊቀርብ ይችላል ይህ በሚሆንበት ጊዜ ሪፖርት እንዴት ለታዳሚ በቃል በፓወር ፖይንት ይቀርባል የሚለውን የዚህ መፅሐፍ ከፍል ማንበብና መረዳት ይቻላል በማንኛውም ረገድ የቃለጉባኤ ሪፖርት በቃል ቢቀርብ አቅራቢው ልብ ሊለው የሚገባው ጉዳይ ከዋናው ቃለጉባኤ በመምረጥ እጥርምጥን ያለ ሪፖርት ማቅረብ እንደሚገባው ነው በተጨማሪም የሪፖርቱ ይዘት የስብሰባው ተሳታፊዎች በጋራ የተስማሙበት መሆኑን ማረጋገጥ ነው ሪፖርቱ በድረገፅ ወይም በሌላ ኤሌከትሮኒክ ሚዲያ የሚተላለፍ ከሆነም ይዘቱ በተመሳሳይ መልኩ መካተቱንና አወዛጋቢ ወይም አደናጋሪ ሃሳቦቸን ያላካተተና ግልፅነትን ማዕከል ማድረጉን በሚገባ ማረጋገጥ ተገቢ ነው የቃለጉባኤ ስርጭት በአመዛኙ በይዘቱና በሚስጢራዊነቱ የሚወሰን ነው የሚስጢራዊነቱ ቃሰጉባኤዎች ስርጭት በስብሰባ ተሳታፊዎች ብቻ ይወሰናል ሆኖም ሪፖርቱ የቃለ ጉባኤው ይዘት ለሚመለከታቸው ሁሉ ሊሆን የሚችልበት አግባብ አለው ይህም ማለት ሚስጢራዊ ቃለጉባኤዎች ውስን ስርጭት አንዳላቸው ነው ሆኖም ሚስጢራዊነታቸው የጐላ ያልሆኑ ወይም በሰፊው ሊሰራጩ የሚችሉ ከሆነ ከላይ በተገለፀው የስርጭት አግባብ ሊሆን ይቸላል በተለይ ሚስጢራዊ ያልሆኑ ቃለጉባኤዎች ከስብሰባው ግብረመልሳቸው ጠንካራና የገዘፈ ሊሆን ይቸላል በተለይ ዝከረምከሮች የበለጠ ተቀባይነት ይኖራዋል የሚል ግንዛቤ አለ ለተዋጣለት ሪፖርት መሰናከሎችን መለየት ሪፖርት በማዘጋጀት የሚከሰት ማንኛውም ዓይነት ስህተት በአመዛኙ ከልምድ ማነስ የሚከሰት ቢሆንም ለነገሮች ወይም ለሁኔታዎች አስፈላጊውን ትኩረት ካለመስጠትም እንደሆነ ይታመናል ከልምድ ማነስ የሚለው አባባል ሰፋ ብሎ ሲታይ ካለፈ ስህተት አለመማርን ይጠቁማል ስለሆነም በርካታ ሪፖርቶች በስጋት ላይ በሚጥሉ ባልተቋጩ ሃሳቦች ትኩረት በሚያሰላቸው ለውሳኔ አሰጣጥ በሚያመቹ እጅግ ባላስፈላጊ ይዘቶች የተሞሉ በመሆናቸው ተነባቢነታቸው እና ተደማጭነታቸው በእጅጉ ዝቅ ያለ ነው እነዚህ ሰብዓዊ ስህተትን ጉልቶ በማይታይና የሪፖርቱን ጭብጦች በማያጐድፉ መልኩ እጅግ ላላ ብለው ቢካተቱ ተቀባይነት ሊኖራቸው ይችላሉ ይህም ማለት ተነባቢነታቸው ወይም ተደማጭነታቸው የማይቀንስባቸው ሁኔታ በጣም ያነሰ እንደሆነ ይታመናል በአርግጥ ለዚህ አባባል አመላካች የሚሆነው በተደራሹ የትምህርት ዝግጁነት ሙያዊ ብቃት የአመራር ችሎታ ቸልተኝነት አና ፍላጐት ላይ ሊሆን ይችላል የነዚህ መሰናከሎች ምንጭ በግልፅ ባይታወቅም የሪፖርት አዘጋጁ ልምድ የአከስዮን ድርሻ ይወስዳል መሥሪያ ቤቶች ድርጅቶችና ተቋማት ለተለያዩ ሪፖርቶች ውስጣዊ መመሪያ ወይም ግድፈቶች ሊታቀቡ እንደሚችሉ አያጠያይቅም ይህን በማድረጋቸው ከተለያዩ ሪፖርቶች የሚመነጩ ምክረሃሳቦችን በቀላሉ በመገንዘብ ተግባራዊ ማድረግ ይቸላሉ ግብረመልስ የአንድ ሪፖርት ውጤታማነት ከሚለካባቸው መንገዶች መካከል ከተደራሲያን የሪፖርቱ አንባቢዎች የሚቀርቡ ግብረመልሶች ናቸው ከአንድ ሪፖርት ተወስዶ እንደ ውሳኔ ማቅረቢያ ወይም ማማከሪያ ወይም ለበለጠ ግንዛቤ ከሚወሰድ በተለይ ለሪፖርቱ እንደውጤት ቀርቦ ከአንባቢያን ደግሞ ለሪፖርቱ እንደ ዓብዓት አንዲሆን የሚቀርብ ሃሳብ ወይም አስተያየት ነው ስለሆነም ግብረመልስ በሁለት ወገኖች መካከል የሚነሳ ሲሆን ሁለቱም ወገኖች አንዱ በሌላኛው ላይ በተለያዩ መስተጋብሮች ውስጥ ያሉ ናቸው ይህም ማለት ግብረመልስ የሪፖርት አቅራቢውንና ተደራሲውን የሚያገናኝ ድልድይ ወይም የምክንያትና የውጤት አምድ ነው ማለት ይቻላል በመሆኑም የሪፖርት አቢይ ጭብጦች በተለይ ደግሞ ማጠቃለያዎችን አይታዎች በጥንቃቄ መፃፍ ይገባቸዋል ግብረመልሶች አዎንታዊ ወይም አሉታዊ ወይም በተለያዩ ይዘቶች ሁለቱንም አስተሳሰቦች ሊያካትቱ ይችላሉ አዎንታዊ ግብረ መልሶች የሪፖርቱን ተዓማኒነት ከፍ የሚያደርጉ ሲሆን አሉታዊ ግብረመልሶች ደግሞ የሪፖርቱን ማጠቃለያዎች ወይም እይታዎች በማኩሰስ አንባቢው ለሪፖርት አዘጋጁ አንዳንድ የሪፖርቱን ጭብጦች በተለያዩ መልክ በማየት ለየት ያለ ትንተና በማካሄድ ሌላ ወይም ተጨማሪ ማጠቃለያዎችን እንዲጨምር የሚያግዙ ናቸው በአጠቃላይ ግብረመልሶች የጥንካሬና የድከመት መገለጫዎች ብቻ ሳይሆኑ የበለጠ ጥንካሬን ከመፍጠር አንፃር የሚሰጡ ጠንካራ አስተያየቶች ናቸው በዚሁ ምከንያት አንድ ሪፖርት አቅራቢ ከሪፖርት አንባቢዎች ሲሰነዘሩ የሚችሉ ግብረመልሶችን በንቃት መጠበቅና አስፈላጊውን ማስተካከያ ማድረግ እንዲቸል ሆኖ መገኘት ይኖርበታል የግርጌ ማስታወሻዎች ልፎከፀ ዘህከ በ ዐየ ርፎበቨቨር ነሃበቨበደ ልክ ልፀፀ ልከኩ ።

• N.B. This Summary is Very Experimental!! based on the following scripts from:
  • https://github.com/millzon/textSummarizer-am
  • https://github.com/icoxfog417/awesome-text-summarization#motivation